Когда нужна бухгалтерская справка по ндфл

Составляем бухгалтерские справки (И.Ю. Колосова, журнал “Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 4, апрель 2017 г.)

Составляем бухгалтерские справки

эксперт журнала “Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение”

Журнал “Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 4, апрель 2017 г., с. 28-37.

Бухгалтеру расчетной группы регулярно приходится составлять бухгалтерские справки и справки-расчеты. В каких случаях, кем и как оформляются такие справки? Когда требуется оформление бухгалтерских справок по НДФЛ? Какая информация должна быть отражена в бухгалтерских справках-расчетах, оформляемых в связи с передачей работникам подарков? Какие показатели целесообразно включить в бухгалтерскую справку, прилагаемую к листку нетрудоспособности?

Бухгалтерская справка представляет собой учетный документ, содержащий сведения об операции (событии), которая должна быть отражена в бухгалтерском или налоговом учете (ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ*(1), ст. 313 НК РФ). Бухгалтерская справка-расчет является разновидностью бухгалтерской справки и содержит расчет показателей, которые нужно отразить в учете.

Бухгалтерская справка не заменяет первичные документы, а является подтверждением операций в случае необходимости обоснования показателей. К такому выводу пришел, в частности, Арбитражный суд Краснодарского края в Определении от 05.05.2015 N А32-4521/2010.

Бухгалтер составляет справки также в случае совершения технических ошибок (указания неверного счета, задвоения проводок в учете и др.), а также при отражении нормируемых расходов в налоговом учете.

Примечание. В бухгалтерской справке подробно описываются причины корректировок в учете.

Обратите внимание! Не предусмотрено составление бухгалтерских справок в ситуации, когда в оформлении документов кроме бухгалтера должны участвовать иные лица (например, специалисты других подразделений или контрагенты организации).

При исправлении ошибок и составлении сторнировочных записей в бухгалтерской справке надо описать, когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухгалтерского учета, указать причины совершенной ошибки, а также способ ее исправления (содержание исправительной записи). Расчеты, которые приводятся бухгалтером в справке, должны быть основаны на информации, содержащейся в иных первичных документах.

Предусмотрена ли обязательная для применения форма бухгалтерской справки? Законодательством не установлена ни обязательная, ни унифицированная форма бухгалтерской справки, следовательно, организация должна разработать ее самостоятельно и утвердить приказом руководителя в составе учетной политики (ч. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации”, утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 N 106н).

Обратите внимание! С учетом положений ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ бухгалтерская справка должна содержать все реквизиты, обязательные для первичного документа, а именно:

– наименование экономического субъекта, составившего документ;

– наименование документа и дату его составления;

– содержание факта хозяйственной жизни, а также величину натурального и денежного измерения такого факта с указанием единиц измерения;

– наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события, его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Приведем примерную форму бухгалтерской справки (бухгалтерской справки-расчета).

К сведению. В пункте 8.1 Информации Минфина РФ N ПЗ-11/2013 “Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности” бухгалтерская справка рассматривается как документ, предназначенный для оформления процедур внутреннего контроля.

Примечание. Бухгалтерская справка по НДФЛ нужна, когда необходимо пересчитать налог.

Составление бухгалтерских справок по НДФЛ

Налоговым законодательством не установлены обязательные случаи оформления бухгалтерских справок в отношении НДФЛ. Вместе с тем на практике часто возникают ситуации, когда составление соответствующих справок в дальнейшем освободит налогового агента от дополнительных вопросов и претензий со стороны налоговых органов в ходе проверок. Также данная справка может служить доказательством того, что ошибка (при ее наличии) первоначально была обнаружена налоговым агентом, а не проверяющим инспектором.

Наиболее распространенными являются следующие ситуации:

выявлена переплата удержанного с доходов физического лица налога;

необходимо исчислить НДФЛ с суммы полученной работником материальной выгоды при предоставлении ему займа организацией;

надо рассчитать НДФЛ с суммы командировочных средств, выданных сотруднику при загранкомандировке в иностранной валюте свыше установленной законодательством нормы суточных;

налог уменьшен на фиксированную сумму авансового платежа, который иностранный сотрудник внес за себя, основываясь в своих действиях на п. 6 ст. 227.1 НК РФ.

При утверждении и разработке формы справки следует учесть положения гл. 23 НК РФ, в частности, предусмотреть место для подписи работника в ситуации, когда в результате перерасчета ему будет доначислен НДФЛ.

Главный технолог ООО “Матрица” Н.А. Соколова была направлена в командировку в г. Берлин с 1 по 3 марта 2017 года, в связи с чем 28.02.2017 ей были выданы суточные в размере 11 027 руб. (60 евро х 3 дн. х 61,26 (по курсу на дату выдачи)). Предположим, что все остальные расходы (на покупку авиабилетов, проживание в гостинице и т.п.) были оплачены организацией в безналичной форме.

Дата утверждения отчета – 07.03.2017, дата получения дохода в целях НДФЛ – 31.03.2017.

Составим бухгалтерскую справку-расчет для определения НДФЛ с суточных по зарубежной командировке, превышающих установленный лимит.

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ в доход работников, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются, в частности, суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Суточные, выданные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли для целей исчисления НДФЛ по курсу, установленному ЦБ РФ на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Определение НДФЛ с суточных по зарубежной командировке

Приказом директора О.С. Борисова от 15.02.2017 N 4К главный технолог Н.А. Соколова была направлена в командировку в Германию (г. Берлин) на 3 дня – с 1 по 3 марта 2017 года.

Количество дней командировки

Размер суточных, утвержденный Положением о командировках ООО “Матрица”

Выдано из кассы 28.02.2017

Дата утверждения авансового отчета

Дата получения дохода для целей исчисления НДФЛ

Курс иностранной валюты на дату получения дохода

11 034 руб. (60 евро х 61,3 х 3 дн.)

Сумма суточных, не облагаемых НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ

(3 дн. х 2 500 руб.)

Сумма дохода, облагаемого НДФЛ

3 534 руб. (11 034 – 7 500)

Сумма НДФЛ, подлежащая удержанию

Составление бухгалтерских справок при передаче подарков работникам

Хозяйственные операции по приобретению и выдаче подарков должны быть отражены в бухгалтерском учете на основании документов, подтверждающих затраты на приобретение, оплату и выдачу подарков. Такими документами являются:

– при приобретении подарков – договор, приказ руководителя, товарная накладная, акт приема-передачи;

– при оплате подарков – платежные документы (платежные поручения, кассовые и товарный чеки);

– при выдаче подарков – расходная накладная или ведомость выдачи подарков работникам.

Отметим, что подарки могут рассматриваться и как имущество, которое потенциально может быть использовано для целей, перечисленных в п. 7.2.1 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России (одобрена Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине РФ, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997), например, для перепродажи. В данном случае приобретенные подарки до их передачи работникам могут быть учтены в качестве активов, а расходы в виде стоимости подарков будут признаваться на дату их передачи работникам (п. 16 ПБУ 10/99 “Расходы организации”, утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 N 33н).

Однако, если изначально известно, что приобретенные объекты будут использоваться для передачи в качестве подарков, их стоимость надо отразить на забалансовом счете. Основанием для соответствующей записи будет служить бухгалтерская справка-расчет.

Также при списании подарков кроме соответствующего акта необходимо будет оформить бухгалтерскую справку-расчет.

Следует помнить, что передача подарков работникам организации является объектом обложения НДС (абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Так как физические лица не являются плательщиками НДС и, соответственно, этот налог к вычету не принимают, при безвозмездной реализации товаров физическим лицам (работникам, детям работников) счета-фактуры по указанным операциям в адрес каждого физического лица можно не выставлять. При этом для отражения указанных операций в книге продаж следует составить бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащий суммарные (сводные) данные по названным операциям. К соответствующему выводу пришел Минфин в Письме от 08.02.2016 N 03-07-09/6171.

Стоимость переданных подарков и сумма НДС, начисленного в связи с такой передачей, в бухгалтерском учете включаются в состав прочих расходов, но не учитываются для целей налогообложения прибыли. В связи с этим в учете возникают постоянные разницы в указанных суммах и соответствующие им постоянные налоговые обязательства (ПНО) (п. 4, 7 ПБУ 18/02 “Учет расчетов по налогу на прибыль организаций”, утвержденного Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 N 114н). Расчет суммы ПНО осуществляется в справке.

Кроме того, в ситуации, когда стоимость подарка, вручаемого физическому лицу, превышает 4 000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ), с суммы превышения необходимо исчислить НДФЛ, что также фиксируется в бухгалтерской справке.

Бухгалтерские справки к листку нетрудоспособности

Согласно п. 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 N 624н, расчет пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам производится страхователем на отдельном листке, который прилагается к листку нетрудоспособности.

К сведению. Из приложения к больничному листу, составленному работодателем, сотрудники территориального отделения ФСС получают информацию о том, на основании каких данных фирма произвела расчет и выплату пособия.

По какой форме составлять приложение к больничному листу? Нормативными документами форма такого расчета не установлена. Ее нужно разработать самостоятельно и утвердить в составе учетной политики. Целесообразно оформлять расчет в виде бухгалтерской справки к листку нетрудоспособности.

В бухгалтерской справке к больничному листу должны быть указаны:

номер и дата ее составления;

реквизиты листка нетрудоспособности, к которому прилагается расчет; данные о сотруднике (Ф.И.О., должность и сведения о страховом стаже);

информация о заработной плате работника;

количество календарных дней, исключаемых из расчетного периода (при начислении пособия по беременности и родам);

размеры пособия, выплачиваемого за счет средств работодателя и средств ФСС.

Приведем пример заполнения справки к больничному листу.

А.Т. Маркова, работающая в ООО “Матрица” в должности менеджера по продаже строительных материалов, представила в бухгалтерию листок нетрудоспособности продолжительностью семь дней с 17 по 23 марта 2017 года (причина нетрудоспособности – заболевание, код “01”). Страховой стаж работницы – 10 лет и три месяца.

В расчетном периоде (2015 – 2016 годы) работнику были начислены выплаты в размере:

– в 2015 году – 625 000 руб. (сумма не превышает предельную величину базы для начисления взносов (670 000 руб.));

– в 2016 году – 725 000 руб. (сумма превышает предельную величину базы для начисления взносов (718 000 руб.)).

Бухгалтер составил справку, на основании которой заполняется соответствующий раздел листка нетрудоспособности.

Бухгалтерская справка N 21
(приложение к листку нетрудоспособности N ххх ххх ххх ххх от 22.03.2017)

1. Данные сотрудника

Менеджер по продаже строительных материалов

Когда нужна бухгалтерская справка по НДФЛ

Рассмотрим, в каких случаях оформляют бухгалтерскую справку по НДФЛ и что она должна включать, чтобы у проверяющих не возникло претензий к налоговому учету.

Ситуации

Действующее законодательство четко не регулирует, когда именно учетный специалист от имени налогового агента по НДФЛ должен оформить бухгалтерскую справку в отношении подоходного налога. Между тем можно выделить ряд ситуаций, которые встречаются практически повсеместно:

  1. нужно посчитать НДФЛ с суточных, которые выданы на заграничную командировку в другой валюте свыше норматива по закону;
  2. необходимо уменьшить налог с иностранного работника на фиксированный авансовый платеж, который он сделал за себя на основании п. 6 ст. 227.1 НК РФ;
  3. обнаружено чрезмерное удержание НДФЛ;
  4. организация выдала физлицу заем, у нужно посчитать налог с материальной выгоды по нему.

Как видно, в большинстве случаев имеет место перерасчет НДФЛ в бухгалтерской справке по данному налогу.

Обязательность

Согласно закону, бухгалтерская справка по НДФЛ – необязательный к составлению документ. Она просто фиксирует событие, которое бухгалтер потом отразит в бухгалтерском и/или налоговом учете. Между тем:

  • инспекция может затребовать ее при налоговой проверке;
  • справка оправдывает налоговый учет по НДФЛ;
  • справка докажет, что первым обнаружил и исправил ошибку (недочет) по НДФЛ сам налоговый агент, а не инспекторы.

Обратите внимание: на основании п. 1 ст. 231 НК РФ налоговый агент обязан информировать физлиц о каждом факте чрезмерного удержания НДФЛ и соответствующей сумме налога в течение 10 дней со дня обнаружения этого. Обязательная форма такого сообщения законом не установлена. Поэтому для этой цели вполне может послужить и бухгалтерская справка по НДФЛ.

Если говорить об обратном документе – бухгалтерской справке на доначисления подоходного налога – то в ней в самом конце лучше предусмотреть такой реквизит, как подпись лица, которому пересчитан налог не в его пользу.

Форма

Обязательно установленной либо рекомендованной формы бухгалтерской справки по НДФЛ законом не утверждено. Поэтому любая организация вправе разработать собственный бланк и зафиксировать его распоряжением руководителя.

Самое главное – при формировании данной справки следовать требованиям главы 23 Налогового кодекса РФ.

Образец

Далее показан пример бухгалтерской справки с перерасчетом НДФЛ. При условии, что подоходный налог был ошибочно взят и с материальной помощи в сумме 3500 рублей. А она на основании п. 28 ст. 217 НК РФ под налог не попадает.

Бухгалтерская справка № 17-ПН

г. Москва 28 апреля 2017 г.

28 апреля 2017 года бухгалтером Е.А. Широковой выявлен факт излишнего удержания НДФЛ с доходов администратора гостевой зоны С.Н. Благомирова за январь – март 2017 года.

В облагаемую базу по НДФЛ по ошибке включена материальная помощь в размере 3500 руб. Кроме этого, за январь – март 2017 г.:

• доход указанного работника составил – 100 000 руб.;
• сумма стандартных налоговых вычетов – 4200 руб.;
• удержанный и перечисленный НДФЛ – 12 909 руб.

Читайте также:  Права службы охраны труда

После перерасчета сумма НДФЛ к удержанию за период с 01 января по 31 марта 2017 года составляет – 12 454 руб.

Сумма излишне удержанного налога составила 455 руб. (12 909 руб. – 12 454 руб.).

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующую запись:

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ»,

«– 455 руб.» – сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ.

Справка о доходах работника для соцзащиты: как составить

Привычной для бухгалтеров формой представления данных о доходе сотрудников, которые могут понадобиться сторонним организациям, является справка 2-НДФЛ. Но в некоторых случаях она не подходит. В частности, для органов социальной защиты работнику может потребоваться справка о заработной плате за 3 месяца. Правила ее составления и форма — в этой статье.

Зачем нужна

В отличие от 2-НДФЛ, упомянутая справка не относится к формам налоговой отчетности. Ее назначение — представить данные о заработной плате и иных доходах в органы соцзащиты. На основе этих данных специалисты рассчитают доход, который приходится на одного члена семьи, и сопоставят его с прожиточным минимумом, установленным в регионе. Это необходимо для начисления и расчета различных социальных выплат.

Что должно быть в справке

Оформляется документ в компании, в которой работает гражданин. Надо отметить, что унифицированной формы такой справки не существует. Наниматель может утвердить ее самостоятельно, но вполне вероятно, что форма не разработана. Поэтому у бухгалтеров, к которым сотрудники обращаются за справкой, иногда возникают сложности — что именно в ней указать?

Поскольку справка выдается для органов социальной защиты, то и составляется в соответствии с их требования. В общем случае в ней следует указать:

  • основные реквизиты работодателя — название (для ИП — ФИО), ОГРН, ИНН, КПП (для юрлица), адрес, телефон;
  • реквизиты справки — дата и регистрационный номер;
  • кому она выдана — фамилия, имя и отчество работника, а также его должность;
  • размер доходов лица за три последних полных месяца (месяца обращения за справкой не входит).

Кроме того, в справке часто пишут период, за который она представлена, и размер среднемесячного заработка лица. Подписать справку должны руководитель и главный бухгалтер.

Особые требования

Что касается информативной части, то есть непосредственно размера доходов сотрудника, то некоторые органы соцзащиты требуют представить эти сведения в виде таблицы. Она имеет примерно такой вид:

Месяц Общая сумма выплат (руб.) Удержано (руб.) Выдано на руки (руб.)
октябрь 10 000 1 300 8 700
ноябрь 10 000 1 300 8 700
декабрь 10 000 1 300 8 700
Итого 30 000 3 900 2 6100

Чтобы сотрудник не терял времени, а бухгалтер заново не переделывал справку, лучше узнать заранее, в каком виде должны быть представлены данные.

Внимание! Одно из назначений справки о заработной плате — получение субсидии на оплату жилья. В этом случае она должна содержать данные не за 3, а за 6 месяцев. Такого требование пункта 32 Правил предоставления субсидий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14.12.2005 № 761.

Примеры справок

В заключение приведем примерные образцы справки о доходах за 3 месяца для органов социальной защиты. Безусловно, она может выглядеть и иначе, но главное, чтобы в ней были указаны все необходимые данные.

Справка о доходе — вариант 1
Справка о доходе — вариант 2
Справка о доходе — вариант 3

Зачем нужна бухгалтерская справка

Е. Диркова, аудитор

Обычно бухгалтерия контролирует правильность заполнения «первички». Однако есть ситуации, когда бухгалтер должен сам составить оправдательный документ. Готов ли он сделать это надлежащим образом?

Термины «бухгалтерская справка», «справка бухгалтера», «справка бухгалтерии» в профессиональной среде и в методической литературе встречаются постоянно. Но практика аудиторских проверок показывает, что бухгалтеры недостаточно осведомлены о назначении подобных документов и допускают ошибки при их оформлении.

Первичный учетный документ

Статус бухгалтерской справки установил Налоговый кодекс. Под названием «справка бухгалтера» она отнесена к первичным учетным документам (ст. 313 НК РФ). Эти документы могут быть приняты в качестве оправдательных, если соблюдены все требования, предъявляемые к их оформлению (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Для стандартных учетных документов разработаны альбомы унифицированных форм. Унифицированные системы первичной учетной документации охвачены Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), утвержденным постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299. Для них в ОКУД предназначен отдельный класс – «03». Но справка бухгалтера в этот класс не включена. Некая справка предусмотрена лишь для бюджетных учреждений и организаций, ей присвоен код 0504833. Форма этой справки представлена в приложении 2 к инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 26 августа 2004 г. № 70н. Она применяется для отражения тех операций, по которым не требуются первичные документы от плательщиков и получателей средств бюджетов, а также при исправлении ошибок в бухгалтерских документах. Для организаций, не работающих по бюджетному Плану счетов, регламент бухгалтерской справки не установлен.

Порядок применения

Поскольку для справки бухгалтера типовой формы не предусмотрено, лучше ее утвердить в учетной политике организации (п. 5 ПБУ 1/98, утвержденного приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. № 60н). При разработке формы для наименования этого документа рекомендуем использовать терминологию налогового законодательства – «справка бухгалтера». А также обозначить сферу ее применения. Она ограничена хозяйственными операциями, которые совершаются в самой бухгалтерии. Например, для начисления штрафа или пеней за нарушение условий договора бухгалтерская справка не применяется. Эти хозяйственные операции отражаются в учете на основании решения суда или письменного согласия контрагента. А вот начисление амортизации основных средств, пеней по налогам – чисто бухгалтерские операции. Ответственность за них никто, кроме работников бухгалтерии, не несет.

Справка бухгалтера используется и для определения расчетных сумм. Например, если фирма продает товары, как облагаемые, так и не облагаемые НДС (ст. 149 НК РФ), то предстоит распределить сумму налога, относящуюся к общехозяйственным расходам. Нужно одну часть включить в состав затрат, а другую принять к вычету (п. 4 ст. 170 НК РФ). Расчет частичных сумм необходимо обосновать и оформить оправдательным документом.

Наконец, справка бухгалтера – это документ для описания бухгалтерских ошибок и обоснования их исправлений (п. 21 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Исправляем ошибки

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете установлен пунктом 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. № 67н. Формы бухгалтерской отчетности корректировке не подлежат. Налоговое же законодательство требует корректировки данных по дате совершения ошибки (ст. 81 НК РФ). Таким образом, справка об ошибке может относиться одновременно к бухгалтерским регистрам текущего отчетного периода и налоговым регистрам прошлых налоговых периодов.

Рассмотрим пример «комплексной» справки, содержащей несколько взаимосвязанных хозяйственных операций.

Аудиторской проверкой установлено, что ООО «Высота» неправильно сформировало первоначальную стоимость административного здания. На расходы (в бухгалтерском и налоговом учете) была необоснованно отнесена арендная плата за участок, на котором велось строительство здания. Письмом Минфина России от 29 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/228 со ссылкой на пункт 1 статьи 257 Налогового кодекса разъяснено, что до ввода объекта в эксплуатацию все затраты подлежат включению в его первоначальную стоимость. Необходимость исправлений подтверждена аудитором.

БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА

Бухгалтерская справка

Минфин (письмо от 25.09.2019 № 03-07-09/73784 ниже) разрешил вместо счетов-фактур регистрировать в книге продаж бухгалтерские справки.

Такая замена допускается не всегда.

Восстановление НДС

Компания обязана восстановить входной НДС по имуществу, которое стала использовать в необлагаемой деятельности. Для этого в книге продаж она регистрирует счет-фактуру, по которому ранее заявила вычет.

Часто к моменту, когда вы восстанавливаете НДС, сроки хранения счетов-фактур уже истекли. В итоге документов нет, поскольку счета-фактуры нужно хранить в течение четырех лет после окончания квартала, в котором их использовали для составления декларации по НДС.

Вместо счета-фактуры, срок хранения которого истек, в книге продаж вы вправе зарегистрировать бухгалтерскую справку и указать в ней сумму восстановленного НДС.

Бланк справки нужно утвердить приказом директора как приложение к учетной политике.

Чтобы рассчитать налог к восстановлению, используйте ту ставку НДС, которая действовала на дату отгрузки. Если восстанавливаете налог по активу, который купили в 2018 году, ориентируйтесь на ставку 18%.

Бухгалтерскую справку отразите в книге продаж за тот квартал, когда стали использовать имущество в необлагаемой деятельности. Никаких сторнировочных записей в книге покупок делать не нужно.

Как долго хранить справки

Счета-фактуры и другие бумаги по НДС нужно сохранять не менее четырех лет, а бухгалтерские документы — на год дольше.

Справку бухгалтера о восстановлении НДС вы используете одновременно и для расчета налогов, и для целей бухучета.

Ее лучше хранить в архиве как минимум пять лет. Этот срок считайте с 1 января года, следующего за тем, в котором составили справку и отразили ее в учете.

Подтверждение операций

В ряде случаев бухгалтерская справка выполняет функцию первичного документа. Например, когда операцию невозможно оформить никаким другим документом, поскольку унифицированного бланка для нее просто нет.

Речь идет о таких ситуациях, как списание просроченной дебиторки или кредиторки, перевод товаров в материалы, списание потерь от естественной убыли и др.

Кодекс разрешает подтверждать данные налогового учета справкой бухгалтера (абз. 9 ст. 313 НК). Главное, чтобы в ней были все обязательные для первички реквизиты.

Бухгалтерская справка о списании просроченных долгов

Бухгалтерская справка не заменит собой стандартных первичных документов: актов, накладных и т. п. Ведь в их оформлении и визировании должны участвовать как минимум две стороны — сама компания и ее контрагент. Даже если партнер задерживает бумаги, вам не удастся подтвердить получение товаров или оказание услуг бухгалтерской справкой. Придется дождаться, когда он представит обычный пакет документов, и только тогда приходовать активы или признавать расходы.

Допустим, у компании остались несписанные убытки прошлых лет. Налоговики не разрешат их учесть, если у вас не сохранилась первичка, которая подтверждает сумму убытка. Заменить ее бухгалтерской справкой не получится.

Кодекс требует, чтобы документы за «убыточные» годы компания держала в архиве в течение всего времени, пока переносит старые убытки (п. 4 ст. 283 НК).

Обоснование расчета

Зачастую перед тем, как отразить операцию в учете, нужно сделать дополнительные расчеты. Чтобы потом не пришлось ломать голову, откуда взялись цифры, зафиксируйте их в бухгалтерской справке.

Она пригодится, в частности, для расчета процентов по займу, лимитов по нормируемым расходам, дивидендов, пособий, компенсаций, суточных и НДФЛ со сверхлимитных выплат, пеней и др.

Бухгалтерскую справку обычно подписывает главбух. Но многие расчеты делают рядовые бухгалтеры. В таких случаях на документе можете предусмотреть две подписи — исполнителя и главбуха. Порядок визирования справок закрепите в приказе.

Как долго хранить справки

Большинство справок-расчетов достаточно хранить в течение пяти лет (п. 364, 366 и 455 Перечня). Справки с расчетом дивидендов безопаснее сохранять столько же, сколько ведомости об их выплате, то есть не менее 75 лет (п. 419 Перечня).

Что проверить в справке бухгалтера

В любом первичном документе должны быть семь обязательных реквизитов. Их перечень приведен в части 2 статьи 9 Закона о бухучете. Проверьте, чтобы в вашей справке были эти реквизиты:

— название — бухгалтерская справка;

— наименование вашей компании;

— описание операции или расчета, который вы оформили этой справкой;

— натуральный или денежный измеритель;

— должность составителя — главный бухгалтер, замглавбуха, бухгалтер по ТМЦ и т. п.;

— подпись составителя с указанием его фамилии и инициалов

Исправление ошибок

Если в учете вы обнаружили неточность, ее нужно исправить.

Унифицированного бланка для оформления этого факта хозяйственной жизни не предусмотрено. Бухгалтеры обычно составляют справку и на основании этого документа вносят корректировки в бухгалтерский и налоговый учет.

В справке укажите, в какой операции вы нашли ошибку. Зафиксируйте дату, когда ее выявили. По возможности поясните, из-за чего возникла неточность. Например, из-за арифметической ошибки, неправильной трактовки налогового законодательства или неверной классификации актива.

Проанализируйте, на что повлияла ошибка. Если на бухучет, то в справке отразите исправительные проводки. Можете продублировать неверные записи и показать правильные.

Когда ошибка затронула еще и налоги, опишите, какие нужны корректировки. К примеру, составить корректировочный счет-фактуру, заполнить дополнительный лист к книге покупок или книге продаж, сдать уточненку. При необходимости прямо в справке сделайте дополнительные расчеты.

Как долго хранить справки

Бухгалтерские справки об исправлении ошибок храните не менее пяти лет. Отсчет этого срока начинайте с 1 января года, следующего за тем, в котором составили справку и внесли корректировки в учет (п. 362 Перечня).

О документах, подлежащих регистрации в книге продаж, при восстановлении принятого к вычету НДС по товарам, используемым для операций, не облагаемых НДС.

Министерство финансов Российской Федерации

ДЕПАРТАМЕНТ НАЛОГОВОЙ И ТАМОЖЕННОЙ ПОЛИТИКИ

от 25 сентября 2019 года № 03-07-09/73784

В связи с письмом о порядке регистрации в книге продаж счетов-фактур и иных документов при восстановлении принятых к вычету сумм налога на добавленную стоимость (далее – НДС) по товарам, в дальнейшем используемым для осуществления операций, не подлежащих налогообложению НДС, Департамент налоговой и таможенной политики сообщает.

Согласно подпункту 2 пункта 3 статьи 170 главы 21 “Налог на добавленную стоимость” Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) суммы НДС, принятые к вычету налогоплательщиком по товарам в порядке, предусмотренном главой 21 Кодекса, подлежат восстановлению налогоплательщиком в случае дальнейшего использования таких товаров для осуществления операций, указанных в пункте 2 данной статьи, в том числе не подлежащих налогообложению НДС.

Читайте также:  ФНС запустила новый сервис, чтобы вы не переплатили налоги

Согласно абзацу первому пункта 14 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137 (далее – постановление), при восстановлении в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Кодекса, сумм НДС, принятых к вычету налогоплательщиком, в книге продаж регистрируются счета-фактуры, на основании которых суммы НДС приняты к вычету.

Статьей 368 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, предусмотрено, что счета-фактуры хранятся в течение 4 лет.

Таким образом, в целых восстановления сумм НДС в порядке, установленном подпунктом 2 пункта 3 статьи 170 Кодекса, в книге продаж регистрируются счета-фактуры, на основании которых суммы НДС приняты к вычету, если в налоговом периоде, в котором товары были переданы или начинают использоваться налогоплательщиком для осуществления операций, указанных в пункте 2 статьи 170 Кодекса, не истек вышеуказанный срок их хранения. В случае отсутствия данных счетов-фактур в связи с истечением установленного срока их хранения в книге продаж возможно зарегистрировать справку бухгалтера, в которой отражена сумма НДС, подлежащая восстановлению.

Настоящее письмо не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с письмом Минфина России от 7 августа 2007 г. № 03-02-07/2-138 направляемое письмо Департамента имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Для чего необходима бухгалтерская справка

В некоторых ситуациях, когда невозможно использовать первичные документы, бухгалтер может составить специальную бухгалтерскую справку. Она также представляет собой первичный документ, но главное ее отличие заключается в том, что ее форма и порядок заполнения полностью регулируется локальными документами хозяйствующего субъекта.

Для чего необходима бухгалтерская справка

Для отображения ситуации в документальном виде и подтверждения каких-либо сведений можно применять бухгалтерскую справку. Она не имеет формы, регламентированной законодательством РФ, а потому ее бланк разрабатывается компанией и утверждается в учетной политике. Роль бухсправки сводится к тому, чтобы отображать важную информацию, которую невозможно зафиксировать иным способом через первичную документацию.

Бухгалтерская справка может применяться в следующих ситуациях:

  • для отображения каких-то расчетов, например, суточных или нормы расходов;
  • для корректировки сведений как отчетного, так и предыдущих периодов;
  • для исправления ошибок, выявленных в прошлых периодах;
  • для сбора и дублирования информации в общем виде, если ее необходимо представить в госорганы или суд;
  • для раскрытия методологии раздельного учета по НДС, если компания обязана применять раздельный учет;
  • для оформления нестандартных либо корректирующих проводок.

Бухгалтерская справка – это своего рода такой же первичный документ, только составляемый в произвольной форме. Однако к нему применяются некоторые требования законодательства, главным из которых является наличие определенных реквизитов. Если документ оформлен верно, то он имеет законную юридическую силу, а потому может использоваться в качестве доказательства при разбирательствах с контрагентами или контролирующими органами.

Составлением справки занимается бухгалтер либо иное лицо, уполномоченное на данное действие приказом руководителя. Соответственно, именно этот сотрудник несет полную ответственность за правильность, своевременность и достоверность формирования документа. В связи с этим сотрудник должен знать все тонкости составления бухгалтерской справки и особые моменты ее оформления.

Типы бухгалтерских справок

Бухгалтерские справки могут быть нескольких типов в зависимости от видов финансово-хозяйственных операций, для которых они применяются. К ним, как правило, относятся документы для:

  • отображения расчетов;
  • исправления выявленных ошибок;
  • передачи информации в госорганы;
  • раздельного учета НДС;
  • списания задолженности;
  • передачи информации в суд.

Каждый тип бухгалтерской справки имеет конкретные особенности составления, на основании которых можно подтвердить правомерность использования и юридическую значимость документа.

Бухгалтерская справка-расчет

Данная бухсправка оформляется в первичном виде на основании данных, уже содержащихся в бухгалтерском или налоговом учете. Она составляется в таких ситуациях:

  • исправление неточностей или ошибок, допущенных в прошлых периодах при бухучете или налогообложении;
  • пояснение какого-либо конкретного факта финансово-хозяйственной деятельности компании, к примеру, для списания дебиторской или кредиторской задолженности;
  • осуществление дополнительных расчетов, необходимых для пояснения особенностей проводимой операции (используется при раздельном учете НДС или при признании расходов в налоговом учете).

Бухгалтерская справка об исправлении

При формировании такой справки обязательно нужно указать, какая именно ошибка была обнаружена и почему она возникла. Кроме того, в документе указывается верная информация, которая должна быть в учете, а также отражается корреспонденция по счетам с указанием правильной суммы.

На основании такой справки исправления вносятся в бухгалтерский учет. При этом важно указать, с какой именно даты действуют эти исправления.

Бухгалтерская справка о списании задолженности

Справка используется для списания просроченной как дебиторской, так и кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности. В первом случае на основании документа сумма проводится во внереализационные расходы, а во втором случае – во внереализационные доходы. Зачастую такие справки оформляют при проведении инвентаризации расчетов с контрагентами.

Бухсправка должна включать в себя информацию о том, на основании чего образовалась задолженность (номер и дата договора, ссылки на первичную документацию). Кроме того, в документе необходимо отразить расчет срока исковой давности по данной задолженности, верность определения которого влияет на результаты расчета налога на прибыль.

Бухгалтерская справка по раздельному учету НДС

Данная справка необходима потому, что согласно налоговому законодательству РФ налогоплательщики обязаны вести раздельный учет тех операций, которые облагаются и не облагаются налогом на добавленную стоимость.

Бухгалтерская справка данного типа составляется с учетом требований ст. 170 НК РФ.

Бухгалтерская справка для судебного разбирательства

Бухсправка такого типа формируется в самом общем виде с указанием ссылок на справочные сведения и какие-либо документы, оформляемые в качестве приложений. Кроме того, в документе может содержаться конкретная информация из других типов справок, например, для оформления расчетов.

Зачастую такая справка оформляется при конфликтных ситуациях с налоговой инспекцией или контрагентами, по которым нужно истребовать дебиторскую задолженность.

Особенности применения бухгалтерской справки

При использовании в работе бухсправок нужно помнить о следующих моментах:

  • если законодательством регламентировано использование первичных документов установленного образца, то их нельзя заменять бухгалтерской справкой, но можно дополнить для пояснения информации;
  • если сведения должны отражаться в документе, предназначенном для компании и контрагента, то бухсправка для этой цели не подходит, поскольку она формируется только для внутреннего использования или в качестве поясняющего дополнения;
  • если оформить бухсправку на какую-либо операцию взамен первичного документа, налоговая инспекция такой документ не примет во внимание. К примеру, если при приеме товаров документы не оформлены соответствующим образом, а заменены на справку, то расходы не будут приняты к учету. Соответственно, их нельзя будет использовать при расчете налогов;
  • бухгалтерская справка используется в качестве дополнительного подтверждения фактов, уже зафиксированных в бухгалтерском или налоговом учете. В этой связи бухсправку нужно оформить по форме первичного документа и включить в нее подробную информацию о фактах финансово-хозяйственной деятельности компании;
  • в бухгалтерской справке могут указываться не только положительные, но и отрицательные суммы (красное сторно). В основном такие справки используются для того, чтобы исправить ошибки, списать торговые наценки, откорректировать показатели материально-производственных затрат. В этом случае проводки будут аналогичные, как и при ошибочной записи, но сумма будет иметь отрицательное значение;
  • оформленные бухгалтерские справки необходимо хранить вместе с документацией соответствующего регистра учета. Например, если ошибка выявлена в начислении зарплаты, то бухсправка подшивается к табелям учета рабочего времени, ведомостям или приказам. Если бухсправка составлена для списания задолженности, то она подшивается к инвентаризационной ведомости по расчетам с контрагентами или актам сверки с конкретным хозяйствующим субъектом;
  • бухсправка подписывается лицом, ответственным за ее составление, а также главным бухгалтером. При необходимости документ может подписываться и директором компании.

Как оформить бухгалтерскую справку

Вне зависимости от того, какая информация будет содержаться в бухгалтерской справке, документ нужно оформлять по форме “первички”. В этом случае у контролирующих органов не возникнет сомнений в юридической силе документа. Обязательного к использованию бланка бухсправки законодательством не установлено, а потому компания может самостоятельно разработать шаблон.

Оформление бухгалтерской справки проходит в 3 этапа:

1 этап. Создание “шапки” документа, в которой содержится такая информация:

  • наименование и дата составления документа;
  • реквизиты организации, в том числе название, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактная информация;
  • список ответственных лиц (кто составляет и подписывает документ);

2. этап. Оформление основной части документа, в которую включаются следующие сведения:

  • суть и особенности совершаемой операции;
  • информация о том, как было и что изменилось;
  • предыдущие показатели;
  • верный способ расчета;

3 этап. Формирование заключительной части документа, в которой отражаются дата подписания справки и подписи ответственных лиц. Такая информация необходима для идентификации лиц, ответственных за сведения в бухсправке, а также для подтверждения необходимости осуществления хозяйственной операции.

Бухгалтерская справка в 1С

Бухгалтерскую справку можно оформлять ручным способом или при помощи обычной компьютерной программы Microsoft Word. Однако гораздо удобнее формировать бухгалтерскую справку в 1С 8.3 Бухгалтерия, поскольку в этом случае можно заранее подготовить несколько стандартных шаблонов, используемых для операций различного характера.

Для оформления бухсправки необходимо:

  • открыть раздел “Операции”;
  • далее перейти в раздел “Бухгалтерский учет”;
  • затем создать документ “Операции, введенные вручную”.

В документе нужно внести основную информацию в содержании, то есть непосредственно описать хозяйственную операцию. Сведения нужно вносить подробно, поскольку в дальнейшем они будут отражаться в печатной форме документа. Кроме того, подробное описание позволяет более оперативно искать документ в перечне всех формируемых бухгалтерских справок.

Затем нужно указать суммовое значение операции – самостоятельным или автоматическим внесением согласно данным бухгалтерского учета (если имеется возможность настроить такое действие). После этого в табличной части справки нужно указать бухгалтерские проводки, на основании которых сумма будет разнесена по соответствующим счетам учета. Для более точного бухгалтерского учета счета необходимо указывать в соответствии с аналитикой по Плану счетов.

После того как бухгалтерская справка сформирована и сохранена, ее можно отправить на печать. Для этого в самом документе предусмотрена кнопка, которая позволяет сразу же выводить справку в печатном виде. В документе будет отражаться не только внесенная информация по конкретной операции с указанием суммы, но также реквизиты самой компании и лица, ответственные за составление и подписание документа.

Важно! Сумма в бухгалтерской справке указывается только по данным бухгалтерского учета. Даже если сумма по налоговому учету внесена в документ, в печатной форме она не отображается.

При оформлении бухгалтерской справки проще и эффективнее использовать документы, предлагаемые программой 1С. В этом случае все справки будут иметь одинаковый вид, а также содержать необходимую информацию. Кроме того, для их формирования и распечатки потребуется минимум времени и сил, что существенно упростит работу бухгалтера.

Бухгалтерская справка – порядок и образец написания

  • Зачем нужна бухгалтерская справка-расчет
  • Как выглядит образец бухгалтерской справки о списании дебиторской задолженности
  • Какой вид имеет бухгалтерская справка: образец написания по ОС и для ФСС
  • Итоги

Зачем нужна бухгалтерская справка-расчет

Бухгалтерская справка признается первичным документом на основании ст. 313 НК РФ. Ее применение в учете организаций и предпринимателей может быть обусловлено:

  1. Наличием ошибок в бухгалтерском или налоговом учете. В этом случае корректировку допущенных неточностей можно подтвердить бухгалтерской справкой. Такую справку применяют, например, если при отражении хозяйственной операции был использован неверный бухгалтерский счет или же проводка была сделана на сумму, отличную от суммы, указанной в первичном документе. Чтобы обосновать отражение исправительной проводки, составляется бухгалтерская справка.
  2. Необходимостью указания дополнительных расчетов, обосновывающих особенность учета. Данные справки часто применяются, например, при организации раздельного учета по НДС или для обоснования принятия суммы расходов в целях исчисления налога на прибыль по нормируемым затратам.
  3. Необходимостью пояснений к хозоперациям. Справки-пояснения составляются, например, при отражении проводок на списание дебиторской или кредиторской задолженности.

Формат бухгалтерской справки не регламентирован. Однако она должна содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • название организации или ИП;
  • cуть хозоперации;
  • Ф. И. О. лица, составившего документ.

При этом вид используемой бухгалтерской справки мы рекомендуем утвердить учетной политикой.

Основные моменты, на которые следует обратить внимание при формировании учетной политики, сформулированы в материале «Как составить учетную политику организации (2020)?».

Образец бухгалтерской справки-расчета вы найдете ниже на нашем сайте:

О нюансах оформления бухгалтерской справки читайте в Типовой ситуациии от КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Как выглядит образец бухгалтерской справки о списании дебиторской задолженности

Как уже указывалось ранее, справка, составляемая при списании дебиторской задолженности, представляет собой справку-пояснение.

Образец такой справки можно скачать ниже на нашем сайте:

С правилами списания дебиторской задолженности вы можете ознакомиться в статье «Порядок списания дебиторской задолженности».

Какой вид имеет бухгалтерская справка: образец написания по ОС и для ФСС

Чаще всего при помощи бухгалтерских справок исправляются допущенные ошибки, (например, по амортизационным отчислениям) либо подтверждается балансовая стоимость основных средств.

Для того чтобы понять, как заполнить документ о балансовой стоимости, скачайте у нас на сайте образец бухгалтерской справки по основным средствам.

Для исправления ошибок в предоставляемых во внебюджетные фонды отчетах также потребуется подавать бухгалтерскую справку. Приведем образец написания бухгалтерской справки в ФСС.

Читайте также:  Убыточная декларация по налогу на прибыль: что делать

Итоги

Бухгалтерские справки — это первичные документы для хозопераций, не имеющих иных оправдательных документов для их проведения. Чаще всего такие операции связаны с исправлениями, дополнительными расчетами или пояснениями. Важным моментом для составления справки является указание в ней обязательных реквизитов, присущих первичному документу, а также правильное изложение сути обосновываемой хозяйственной операции.

Бухгалтерская справка поможет избежать штрафов

Кроме обязательных первичных документов компании должны составлять бухгалтерские справки. Эти документы могут послужить дополнительным аргументом при возможных спорах с налоговиками. Рассмотрим, какие проблемы можно решить с помощью справки.

Важно соблюдать все требования, предъявляемые к «первичке» законом № 129-ФЗ. Иначе есть вероятность того, что судьи не примут во внимание неверно составленный документ и все труды бухгалтера будут напрасными. Так, один из споров закончился в пользу налоговиков, так как в справке отсутствовала дата ее составления (постановление ФАС СЗО от 15 декабря 2005 г. № А56-276/04).

В справке лучше привести как можно больше информации, чтобы при проверке стало ясно, откуда взялась та или иная цифра. К этой справке можно приложить ксерокопии документов, из которых следует, что исправление нужно было внести, — это позволит в дальнейшем избежать проблем, связанных с поиском оснований для произведенного исправления. Часто подобные письменные комментарии помогают убедить арбитров в правоте плательщиков. В ряде случаев с помощью справок удалось избежать санкций за неполную уплату НДС (см. постановления ФАС МО от 21 сентября 2004 г. № КА-А40/8138-04, ФАС ПО от 31 марта 2005 г. № А55-7002/04-44). Также справки об исправлении ошибок помогли организации не платить штраф по статье 120 Налогового кодекса РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов в виде неправильного отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций (постановление ФАС ЗСО от 15 ноября 2005 г. № Ф04-9333/2005(16763-А27-19)).

Когда нет документального подтверждения операций, требующих расчета

Еще один пример, когда пригодится бухгалтерская справка: если фирма реализует товары как облагаемые, так и не облагаемые НДС (ст. 149 НК РФ), то предстоит распределить сумму налога, относящуюся к общехозяйственным расходам. Нужно одну часть включить в состав затрат, а другую принять к вычету (п. 4 ст. 170 НК РФ). Расчет этих сумм необходимо обосновать и оформить оправдательным документом. Этим оправдательным документом послужит справка бухгалтера. Поскольку бухгалтерским и налоговым законодательством не установлены нормы и правила ведения раздельного учета, то именно такая справка может служить хорошим подспорьем при возможных разбирательствах с налоговиками. Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 23 августа 2005 г., 22 августа 2005 г. № Ф09-493/05-С2 расчеты в бухгалтерской справке пропорции по облагаемым и необлагаемым операциям суд признал раздельным учетом, а требования налоговиков неправомерными.

С ее помощью можно обосновать и любые другие операции, требующие арифметического расчета. Рассмотрим наиболее распространенные из них. К примеру, на расчетный счет фирмы поступила частичная оплата за товар. Компания выписывает себе счет-фактуру. А так как НДС в этой сумме отдельно не выделен, то его нужно рассчитать. Этот расчет можно сделать в бухгалтерской справке. При проверке такой документ подтвердит правильность произведенных расчетов.

При расчете сумм амортизации основных средств, при расчете больничных, отпускных, всевозможных пособий и прочих операциях тоже составляется справка бухгалтера.

Когда отсутствуют первичные документы или недостаточно информации в «первичке»

Бывают ситуации, когда теряются документы и для их восстановления необходимо продолжительное время. В этом случае при проверке за неимением «первички» бухгалтерская справка поможет оправдать операции в учете. Лучше всего в справке указать реквизиты утерянных документов или документов, которые отсутствуют по другим причинам. Есть пример, когда суд кассационной инстанции признал такую запись возможным обоснованием права компании на вычет НДС (постановление ФАС СЗО от 28 ноября 2005 г. № А13-10139/04-15).

Бухгалтерскую справку пишут и при недостаточности информации, содержащейся в первичных учетных документах. В этих случаях справка сама является первичным учетным документом. Так, в одном деле фирме удалось с помощью бухгалтерской справки доказать правомерность отнесения в состав внереализационных расходов безнадежных долгов, по которым истек срок исковой давности (постановление ФАС МО от 9 марта 2006 г. № КА-А40/1064-06). При проведении проверки компания предъя­вила инспекторам как договоры, так и накладные на отгрузку товаров, свидетельствующие о моменте возникновения дебиторской задолженности. По истечении сроков давности бухгалтер составлял такие справки о наличии безнадежных долгов, также оформлялись приказы о списании задолженности. Суд признал, что все необходимые документальные основания для списания в расходы сумм безнадежных долгов есть, и отклонил все претензии налоговиков.

Что такое бухгалтерская справка НДФЛ и случаи ее заполнения

Бухгалтерская справка НДФЛ представляет собой документ, который используется для формирования отчетности о доходах. Установленный бланк был утвержден на основании специального приказа ФНС РФ.

В соответствующем документе указываются все доходы физического лица за определенный временной промежуток, а также подоходный налог, который удерживается из суммы его заработной платы для последующего перечисления в бюджет.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Что это за документ

В подавляющем большинстве случаев такая справка подготавливается бухгалтером организации, выступающей в качестве налогового агента. Обычно это делается в случае, когда документ требуется сотруднику компании или в тех ситуациях, когда его запрашивают территориальные налоговые органы.

Для понимания ключевых особенностей заполнения необходимо обратиться к установленному формату документации, к случаям разработки для сотрудников предприятий и для налоговых служб, а также с возможными ошибками, которые могут возникнуть в процессе формирования справки.

Зачем нужна бухгалтерская справка

В подавляющем большинстве случаев форма справки 2-НДФЛ требуется для предоставления в финансовые организации от потенциальных заемщиков для открытия различных кредитных программ. Также физическое лицо может получить запрос от нового работодателя на подготовку соответствующего документа.

Стоит отметить, что в некоторых случаях справка может быть предоставлена сотруднику в автоматическом порядке после его увольнения.

Кроме того, 2-НДФЛ необходима и при оформлении налогового вычета, который может быть предоставлен некоторым категориям граждан на основании положений законодательства.

Среди остальных случаев особенно стоит выделить следующие:

  • для расчета актуальной суммы пенсионных выплат;
  • при усыновлении ребенка;
  • в процессе участия в судебном разбирательстве при решении споров трудового характера;
  • при расчете алиментных выплат;
  • при обращении в посольство или консульство для оформления визы.

В рассматриваемую документацию всегда включаются следующие информационные разделы:

  • данные о работодателе, включая его актуальные реквизиты и полное название;
  • сведения о сотруднике, который осуществляет свою трудовую деятельность на предприятии на постоянной основе;
  • сумма дохода, который на ежемесячной основе облагается по установленной ставке в 13 процентов;
  • налоговые вычеты имущественного и социального характера;
  • актуальная кодификация совершаемых операций;
  • общая величина доходов сотрудника за определенный отчетный промежуток времени и размер удержанного налогового сбора.

Образец составления бухгалтерской справки с перерасчетом НДФЛ

Для сотрудника

Сотрудник конкретной организации может рассчитывать на получение справки по форме 2-НДФЛ в нескольких случаях. Например, если работник желает устроится на постоянное место работы в другое предприятие при условии оформления налогового вычета. В таком случае должна в обязательном порядке учитываться сумма доходов физического лица, полученных с начала отчетного периода.

В качестве другого основного случая востребования можно выделить ситуацию. Связанную с подготовкой документа по форме 3-НДФЛ. Для составления документа может пригодится информация, содержащаяся в форме 2-НДФЛ. Стоит отметить факт того, что физическим лицам справка может пригодится и для реализации других целей, например, для оформления кредитной программы в банке.

При оформлении соответствующей документации каждое лицо имеет законные основания для воздержания от уведомления уполномоченного бухгалтера о фактической цели. Однако, законодательство не регламентирует ответственность для тех случаев, когда бухгалтерия отказывается выдавать документ без объяснения причин.

Все справки подобного рода формируются в течение трех рабочих дней. В соответствии с положениями статьи 5.27 КоАП РФ на налогового агента могут быть наложены определенные штрафные санкции и пени за невыполнение данного требования.

Важно обратить особое внимание на факт того, что в соответствии со статьей 231 Налогового Кодекса РФ все агенты должны осуществлять своевременное информирование физических лиц о фактах удержания НДФЛ и об актуальной сумме налогового сбора в течение 10 рабочих дней до фактического момента осуществления операции. Официальная форма уведомления не устанавливается существующими нормами федерального законодательства.

Для налоговой

Территориальная налоговая служба также может запросить справку по форме 2-НДФЛ. Она может понадобится в случае перечисления налоговым агентом всех доходов, с которых требуется удержать установленную сумму подоходного налога или в ситуациях, когда удержание налога не представляется возможным.

В рамках второго случая каждый конкретный налоговый агент должен обязательно уведомить сотрудников налоговой о соответствующем факте в течение 30 дней, но справка о доходе сотрудника все равно предоставляется.

Предприятие может быть освобождено от такого обязательства в случаях:

  • выплаты заработной платы тем категориям граждан, которые должны перечислять сумму подоходного налога в бюджет в самостоятельном порядке;
  • выплаты средств, с которых сотрудник организации сам оформляет НДФЛ;
  • выплаты доходов, которые не попадают под обязательное налогообложение.

Важно помнить о том, что составление документа всегда занимается налоговый агент.

Пример

Ниже представлен образец заполнения бухгалтерской справки с осуществленным перерасчетом по НДФЛ. В данных рамках учитывается условие о том, что сумма подоходного налога была рассчитана с ошибками и вычтена из социальной помощи в размере 3500 рублей. Однако, соответствующие средства не могут попадать под обложение налогом в соответствии со статьей 217 Налогового Кодекса РФ.

Пример:

Общество с ограниченной ответственностью «Алмаз»

Город Павлово, Нижегородская область

Дата – 15 марта 2020 года.

Вот тут вы можете увидеть правила заполнения заявления на возврат НДФЛ.

15 марта 2020 года главный бухгалтер организации Н.К. Шмелева обнаружила факт чрезмерного удержание налогового сбора в рамках НДФЛ с административного дохода управляющего отделением компании А.Н. Григоренко за первый квартал года. В размер облагаемой налогом базы была ошибочно включена сумма социальной поддержки населения, составляющая 35000 рублей. Помимо прочего, за этот же период:

  • доход рассматриваемого сотрудника составил 50000 рублей;
  • сумма налогового вычета – 3100 рублей;
  • удержанная сумма по НДФЛ – 6303 рубля.

После перерасчёта сумма НДФЛ для его последующего удержания составила 6400 рублей, а величина излишне удержанного сбора – 97 рублей. В соответствии с выявленными сведениями в рамках организационного бухгалтерского учета должна быть указана запись следующего рода: Дебет 70, кредит 60 по субучету расчетов по НДФЛ с региональным уровнем бюджета.

Стоит отметить, что в завершении оформления каждой бухгалтерской справки указывается подпись уполномоченного сотрудника предприятия, а также фактическая дата составления документа. Заполнение основных полей должно осуществляться исключительно компетентным исполнителем для минимизации возможных рисков, связанных с допущением ошибок.

При указании заведомо ложной или некорректной информации на руководство предприятия могут быть наложены определенные санкции со стороны представителей территориальных контролирующих органов.

Образец для скачивания

В последние время все больше организаций переходят на электронный порядок составления формы. При этом важно не забывать о установленных требованиях к оформлению. Должна обязательно присутствовать информация о всех организационных реквизитах, о датах оформления, а также о полном наименовании предприятия. Наличие опечаток не допускается.

Образец для скачивания имеет следующий вид:

Рег-нный номер Характер хозяйственной операции Проводка по дебету и кредиту Сумма Актуальный размер налогового вычета Налог Номер записи
1 Начисление и выплата заработной платы в пользу работников предприятия 20, 70 и 50,70
2 Начисление премиальных выплат за счет полученной организацией прибыли 70, 84 и 50,70
3 Начисление в пользу лиц, в ходящих в постоянный штат организации, определенной суммы материальной поддержки
4 Суммы облагаемые и необлагаемые соответствующим налогом 70,84 и 50,70

Стоит отметить, что порядок заполнения остальных полей напрямую определяется в зависимости от определенных в рамках налогового учета сумм. В тех случаях, когда начисления и выплата установленной в трудовом соглашении заработной платы определяется по платежным ведомостям, то более целесообразным является оформление по каждому структурному подразделению организации.

В соответствующих случаях все документы дифференцируются по второму номеру.

Возможные ошибки при заполнении

Положения действующего законодательства не устанавливают возможность совершения исправлений в бланках по НДФЛ. При обнаружении недочета должен быть в обязательном порядке сформирован новый бланк.

Наиболее частые ошибки, совершаемые при формировании такой документации, заключаются в следующем:

  • отсутствует подпись и ее расшифровка от уполномоченного лица в специальном поле – пометка должна быть обязательно проставлена синей ручкой и не прикрываться организационным оттиском печати;
  • фактическая дата формирования справки была указана не по форме ДД.ММ.ГГГГ;
  • оттиск печати предприятия был проставлен не в установленном месте – в каждом конкретном случае печать проставляет в левом нижнем углу документации.

Отсюда вы можете скачать форму декларации 3НДФЛ.

Зачем нужна налоговая декларация по форме 4-НДФЛ — читайте тут.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • 8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.