Уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Правила выдачи трудовой книжки работнику при увольнении

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения — это документ, составленный в свободной форме, но с учетом определенных правил. Его готовят, если бывший сотрудник в последний рабочий день не получил бумагу о трудовой деятельности. Если работодатель намеренно задерживает книжку, экс-работник вправе через суд потребовать компенсацию.

  • Изменение и прекращение обязательств
  • Обстоятельства непреодолимой силы
  • Приостановление взыскания налоговой задолженности
  • Действие разрешительных документов
  • Какие выплаты положены работникам при сокращении штата
  • Как уволить сотрудника по статье
  • Что считать прогулом
  • Стимулирующие выплаты медработникам продлили до конца 2021 года
  • Идет ли трудовой стаж у самозанятых
  • Скачать дополнительные материалы в базе КонсультантПлюс. Бесплатно на 2 дня

Что говорит законодательство о задержке выдачи трудовой

По ст. 84.1 ТК РФ, руководитель компании не только не вправе удерживать трудовую книжку работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении расценивается как административное правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать с учетом п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ. Это не значит, что обязательно уведомление о трудовой книжке отправляем в день увольнения, но затягивать на несколько недель или месяцев решение этого вопроса не рекомендуем.

Алгоритм действий работодателя

Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях.

Если работник является в последний рабочий день и получает на руки документы, факт их своевременного вручения фиксируют в книге учета трудовых книжек и личной карточке.

Если работник не пришел за документом, кадровик фиксирует этот факт документально и проставляет отметку в табеле учета рабочего времени. После этого гражданину следует направить уведомление о получении трудовой книжки в связи с увольнением лично или предложить дать согласие на ее пересылку по почте.

В правилах ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225, нет четкой информации о том, по какому адресу направить уведомление. Чаще всего письмо отправляют на адрес, указанный в его личной карточке. Но если у работодателя имеются другие адреса, предоставленные сотрудником, уведомление направляют на все имеющиеся адреса, по которым гражданин может проживать. Это свидетельствует о том, что руководитель принял все возможные меры для передачи документов.

Если уведомление о явке за трудовой книжкой уволившийся сотрудник проигнорировал и не отправил в ответ письменное согласие на ее отправку по почте, то документ хранят в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения составляет 75 лет.

Если человек согласен на отправку почтой России, оформляют заказное письмо с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении отправления. Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему документы, связанные с рабочей деятельностью, по почте. Когда письмо пришло, в конверте ничего не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию. Работодателю пришлось заплатить: суду предоставили квитанцию об отправке письма, но доказательств, что в нем находилась трудовая книжка бывшего работника, не нашлось, поскольку при отправке опись вложения не составлялась.

Судебная практика

Судебная практика в этой сфере противоречивая. По Апелляционному определению Верховного Суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:

  • пытался трудоустроиться без книжки;
  • потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

Аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.

Но есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств, в том числе уведомление о получении трудовой книжки по почте и ответ на него, для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход в Апелляционном определении Верховного Суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.

Документ вернулся работодателю: хранить его или не хранить

Допустим, работник получил уведомление об отправке трудовой книжки по почте и согласен на предложение работодателя, но по каким-то причинам не смог забрать документы из почтового отделения. Они возвращаются назад к работодателю. Если такая ситуация произойдет в вашей организации, станете ли вы хранить бумаги?

А работодатель из Башкирии документы бывшего сотрудника сначала взял, а потом потерял.

Через некоторое время появился экс-работник и начал требовать либо документ, либо дубликат. А еще обратился в суд с иском о выплате морального ущерба и взыскании среднемесячной заработной платы за дни вынужденного прогула.

В судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Республики Башкортостан заявили: после того как работодатель направил уведомление — письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку — и получил согласие на отправку ее почтой, он не отвечает за документы. Требование выплатить утраченную зарплату из-за того, что экс-подчиненный не взял из отделения документ, судьи не удовлетворили. А компенсацию морального ущерба поддержали, правда, уменьшили в 20 раз сумму, по сравнению с исковой (см. Апелляционное определение от 27.06.2019 по делу № 33-12901/2020).

В итоге работодатель выплатил бывшему работнику моральный ущерб (5000 рублей), оплатил расходы на представителя (7000 рублей) и потратился на уплату госпошлин за рассмотрение исков. А если бы сохранил документы бывшего сотрудника, никаких дополнительных расходов бы не понес.

Трудовая иностранного гражданина: отправлять по почте или нет

Утвержденные законодательством правила выдачи трудовой книжки при увольнении требуют в последний рабочий день отдать сотруднику книжку под подпись. Если человек не пришел за документом сам, работодатель готовит уведомление о необходимости его получить и одновременно предлагает направить его по почте. С согласия владельца бумаги отправляются ценным письмом. Но если работник живет за пределами страны, надо ли ему отправлять их почтой?

В Министерстве труда и социальной защиты РФ считают, что делать это не только не надо, но и запрещено законом. В письме от 17.09.2019 № 19-1/ООГ-210 чиновники напомнили, что сейчас действует порядок вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу, который утвержден Законом СССР от 24.06.1991 № 2261-1. Из него следует, что ни трудовые книжки, ни военные билеты, ни удостоверения личности отправлять за границу нельзя. В таком случае работодатель вправе отказаться пересылать бумаги о стаже уволившемуся иностранному работнику, но должен хранить их «до востребования».

Вопрос: В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Обязательно ли отправлять уведомление почтой, или можно направить смс на телефон работника либо направить телефонограмму, которая будет зарегистрирована в журнале? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2018 г.)

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Обязательно ли отправлять уведомление почтой, или можно направить смс на телефон работника либо направить телефонограмму, которая будет зарегистрирована в журнале?

Согласно части шестой ст. 84.1 ТК РФ, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В соответствии со сложившимся в судебной практике подходом данное уведомление по смыслу приведенной нормы должно быть письменным. Соответственно, устное извещение работника (в том числе посредством телефонной связи) о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте не признается надлежащим (смотрите, например, определение СК по гражданским делам Краснодарского краевого суда от 29 июня 2017 г. по делу N 33-18026/2017, определение СК по гражданским делам Новосибирского областного суда от 12 мая 2016 г. по делу N 33-4477/2016, определение СК по гражданским делам Ставропольского краевого суда от 02 декабря 2015 г. по делу N 33-8295/2015, определение Московского городского суда от 28 сентября 2015 г. N 33-35337/15).

При этом никаких требований к порядку направления такого письменного уведомления не установлено (определение СК по гражданским делам Ивановского областного суда от 30 сентября 2015 г. по делу N 33-2063/2015). В отсутствие соответствующего нормативного регулирования решение вопроса о том, можно ли расценивать смс-сообщения в качестве подтверждения направления работодателем уведомления работнику, в случае возникновения спора будет зависеть исключительно от подхода суда. Напомним, что в силу ч. 1 ст. 67 ГПК РФ суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств.

Говорить о существовании какой-либо единообразной судебной практики в данном случае не приходится. Так, одни суды принимают смс-сообщения в качестве таких доказательств (апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Калмыкия от 07 июля 2015 г. по делу N 33-465/2015, апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 августа 2014 г. по делу N 33-1937/2014, апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Кабардино-Балкарской Республики от 23 октября 2013 г. по делу N 33-4490/2013), другие – принципиально не согласны с возможностью направления уведомления через смс (апелляционное определение Ростовского областного суда от 11.07.2016 по делу N 33-10321/2016), третьи же требуют от работодателя подтвердить фактическое содержание таких сообщений, принадлежность номера, на который они отправлялись, работнику и его согласие на такую форму уведомления (апелляционное определение СК по гражданским делам Хабаровского краевого суда от 7 ноября 2016 г. по делу N 33-8416/2016).

В связи с этим в любом случае более безопасными представляются такие способы уведомления работника, как направление заказного письма с описью вложения или телеграммы. Аналогичные советы дают и специалисты Роструда (ответ 1, ответ 2 с портала “Онлайнинспекция.РФ”).

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

26 марта 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Правовой консалтинг является уникальной услугой индивидуального консультирования по правовым вопросам, которая предоставляется пользователям непосредственно во время работы с системой ГАРАНТ.

Основные преимущества услуги Правового консалтинга:

Удобство использования – в любой момент при работе с системой ГАРАНТ можно обратиться за персональной консультацией и получить ответ на интересующий вопрос, ответы хранятся в системе ГАРАНТ и содержат гиперссылки на дополнительные тематические материалы, содержащиеся в системе.

Гарантия качества – служба Правового консалтинга состоит из квалифицированных экспертов в области бухгалтерского учета и налогообложения, трудового и гражданского права в сфере регулирования предпринимательской деятельности. Все ответы проходят обязательную дополнительную централизованную экспертизу рецензентами службы Правового консалтинга.

Оперативность – срок ответа на вопросы пользователя, принятые к рассмотрению, составляет два дня.

Для того чтобы воспользоваться услугой Правового консалтинга, выберите в основном меню системы ГАРАНТ раздел “Правовая поддержка” (или используйте сочетание клавиш Alt + F1) и в открывшемся окне введите свой вопрос.

Более подробную информацию о данной услуге Вы можете получить, обратившись к Разделу “Правовая поддержка” Руководства пользователя (клавиша F1) или у Вашего специалиста по обслуживанию.

Отправленная работнику по почте трудовая книжка вернулась работодателю: обязан ли он ее хранить?

pixbox77 / Depositphotos.com

Работник обратился в суд с иском к работодателю о взыскании суммы компенсации за вынужденный прогул в связи с утратой трудовой книжки (определение Верховного суда Республики Башкортостан от 27 июня 2019 г. по делу № 33-12901/2019).

Напомним, что в соответствии с положениями ст. 234 Трудового кодекса работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. Если сделать это невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от получения трудовой книжки, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Читайте также:  Досрочные пенсии учителей получат оценку

Именно так складывались обстоятельства и в рассматриваемой ситуации: работник был уволен по собственному желанию, а затем обратился к работодателю с заявлением об отправке трудовой книжки по почте. Работодатель эту свою обязанность выполнил – книжка была направлена работнику заказным письмом с уведомлением. Однако спустя некоторое время она вернулась отправителю, поскольку работник своевременно ее не забрал (сам работник объяснял это отсутствием надлежащего извещения).

Когда работник повторно обратился к работодателю за трудовой книжкой, выяснилось, что она была утеряна организацией. При этом работник долгое время не мог добиться оформления дубликата документа. Подействовали на работодателя лишь угрозы обращения в суд. Это, по мнению работника, и обуславливало необходимость выплаты ему компенсации.

Однако суд в удовлетворении требований работника отказал. Судьи посчитали, что в данном случае работодатель был освобожден от материальной ответственности за задержку выдачи трудовой книжки с момента ее направления почтой на основании заявления работника.

Тем не менее, это не помешало присудить работнику 5 тыс. руб. в качестве компенсации морального вреда. По мнению суда, утрата работодателем трудовой книжки все же являлась нарушением прав работника.

Порядок выдачи уведомления о получении трудовой книжки при увольнении. Образец письма

Трудовая книжка является основным источником сведений о работе на протяжении всей жизни работника. Она также необходима для продолжения им трудовой деятельности. Поэтому работодатель должен обеспечить увольняемому лицу возможность своевременно получить этот документ.

Что представляет собой извещение о необходимости получить документ?

Согласно части 4 статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка выдается увольняемому в последний день его нахождения на рабочем месте. За допущенное нарушение предусмотрены наказания по статье 5.27 КоАП РФ – предупреждение или штраф в размере до 50 тыс. рублей.

Также при этом работник не сможет устроиться на новое место работы. Тогда виновный должен возместить ему весь неполученный за этот период заработок. Однако часть 6 статьи 84.1 предусматривает ряд исключений из этого правила. К ним относятся случаи, когда последний день фактического выхода на работу не совпадает с датой увольнения по следующим основаниям:

  • прогул;
  • невозможность продолжить работу в связи с приговором суда;
  • истечение срока трудового договора, если он продлевался до окончания беременности или отпуска по беременности и родам.

В день увольнения работник может не появиться или под разными предлогами отказаться забрать документы. В этом случае, чтобы избежать неприятных последствий, ему следует направить уволенному уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте.

С момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. При этом нужно приготовиться документально подтвердить факт отправки такого документа, поэтому необходимо бережно хранить все квитанции об оплате почтовых услуг и вторые экземпляры описей вложений, заверенные работником почтовой службы.

Как правильно составляется?

Нормативных требований к форме и содержанию уведомления законодателем не установлено, поэтому его можно составить с учетом принятых на предприятии правил документооборота.

Главная цель уведомления – сообщить бывшему работнику о готовности выдать документ.

В связи с этим ему предоставляется право выбрать один из двух установленных законодательством способов его получения. Приведем образец его заполнения.

Содержание письма, уведомляющего о выдаче документа

Петрову Петру Петровичу

121614, г. Москва ул. Крылатская, д. 167, кв. 557

129515, г. Москва, пр-т Мира, д. 157, офис 276

эл. почта: e-mail@romashka.net

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку

г. Москва 26.02.2020 г.

ООО «Ромашка» уведомляет, что в соответствии с ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора. «26» февраля 2020 года вы отсутствовали на работе, что подтверждается актом от 26.02.2020 № 1, поэтому отсутствовала возможность выдать вам её на руки.

Просим вас явиться в ООО «Ромашка» по адресу 129515, г. Москва, пр-т Мира, д. 157, офис 276 для получения трудовой книжки или дать письменное согласие на её отправление по почте.

Дополнительно сообщаем, что со дня направления настоящего уведомления ООО «Ромашка» освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Генеральный директор Сорокин /Сорокин Е.П./

Как направляется?

Уведомление необходимо направить заказным письмом с описью вложения. В качестве адреса получателя обычно указывается место проживания бывшего работника, которое отражено в трудовом договоре. Однако дополнительным соглашением между сторонами может быть указан иной адрес для обмена корреспонденцией.

Необходимо выдать документ или отправить его по почте в течение 3 рабочих дней со дня обращения работника.

Если сотрудник отказался забрать бумажный вариант

С 2020 года можно отказаться от традиционного формата учета сведений о работе и полностью перейти на электронную форму. При этом трудовая книжка выдается работнику на руки, а при увольнении ему направляются сведения по форме СТД-Р.

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Согласно части 5 статьи 66.1 ТК РФ в ней отражаются все кадровые мероприятия в отношении работника с момента поступления к данному работодателю. Они должны совпадать с записями в трудовой книжке и сведениями по форме СЗВ-ТД, поданными в ПФР.

Документ, выдаваемый организацией, подписывает руководитель или уполномоченное им лицо. Физическое лицо может подписать его только лично. Если используется печать, то заверение ею подписи обязательно.

Для направления сведений по форме СТД-Р применяются правила отправки уведомлений. При этом уведомлять уволенного о необходимости получить сведения не требуется.

Законодатель защищает работодателя от недобросовестных действий бывшего работника. Если уволенному своевременно направить уведомление или сведения о трудовой деятельности, то он освобождается от ответственности и не несет дополнительных расходов.

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой

uvedomlenie.jpg

Похожие публикации

Пока сотрудник работает в компании, его трудовая книжка хранится в организации. Но когда он увольняется, у работодателя возникает обязанность своевременно вернуть ему этот документ. Однако не всегда это просто сделать. Иногда работник намеренно или в силу обстоятельств не спешит забирать свою «корочку». В таких случаях ему необходимо отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Требование закона о возврате трудовой книжки

Трудовой кодекс РФ установил краткий срок для передачи трудовой книжки сотруднику, покидающему организацию. По общему правилу (статья 84.1 ТК РФ), работодатель обязан вернуть ее гражданину в день увольнения. Документ должен содержать четкую формулировку о причине расторжения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт 77-й статьи ТК РФ.

О получении своей трудовой книжки увольняющийся расписывается в личной карточке и журнале регистрации трудовых книжек (п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, работодателю нужно направить ему письменное уведомление о необходимости это сделать. Это поможет ему избежать материальной и административной ответственности за задержку документа.

Нерасторопная компания будет материально отвечать перед работником, если без книжки тот не сможет вовремя трудоустроиться и получать зарплату на новом месте. В этом случае он вправе потребовать компенсации недополученных доходов от прежнего работодателя (ст. 234 ТК РФ). Ее рассчитают исходя из количества рабочих дней, прошедших со дня увольнения и до момента выдачи трудовой книжки, и среднего заработка гражданина на последнем месте работы.

Административная ответственность бывшего работодателя может наступить в соответствии со ст. 5.27 КоАП. Максимальный штраф для юридического лица по данной статье составляет 50 тысяч рублей, для должностных лиц и ИП – 5 тысяч рублей.

Уведомление о явке за трудовой книжкой: образец документа

Уведомление следует отправить сотруднику заказным письмом вместе с почтовым уведомлением о вручении послания и описью вложения (чтобы лишить его возможности утверждать, что письма в конверте не было).

Шапка документа должна содержать реквизиты организации-отправителя и данные о работнике-получателе – его ФИО и адрес. Также следует проставить дату и исходящий номер.

В уведомлении бывшему работнику нужно предложить:

  • либо явиться за трудовой книжкой самостоятельно;
  • либо разрешить переслать ее по почте (без согласия владельца книжки делать это запрещено).

Чтобы без труда составить уведомление о вручении трудовой книжки, образец его содержания можно использовать такой:

uvedomlenie_obrazec.jpg

Документ подписывается ответственным лицом и заверяется печатью предприятия.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Образец уведомления о явке за трудовой книжкой

Основной документ, используемый для фиксации истории трудовой деятельности и сопутствующих фактов – трудовая книжка. Правила внесения в нее информации строго регламентированы, поскольку содержание напрямую влияет на расчет стажа и пенсии. Также есть требования к хранению книжек и их выдаче. При увольнении работнику отдают этот документ на руки. Если по каким-то причинам сотрудник не забирает его, то нужно составить уведомление о явке за трудовой книжкой (образец см. в конце статьи).

Особенности документа

Есть требования, согласно которым, при устройстве на работу сотрудник должен предоставить свою трудовую книжку. Исключения – первое трудоустройство, когда до этого человек нигде не работал, а также утеря документа.

В любом из этих случаев работодатель должен завести на сотрудника книжку. Хранить её будут в организации.

Также при внесении в бланк книжки информации нужно полностью соблюдать установленные нормы. Какие-либо нарушения могут повлечь признание записей в документе недействительными.

Выдача при увольнении

Если сотрудник увольняется, ему положено выдать причитающиеся остатки денежных средств, а также трудовую книжку со всеми необходимыми записями. При этом отметки должны быть заверены определенным образом:

  • подписью должностного лица;
  • печатью организации (если есть в принципе);
  • росписью самого владельца книжки.

Обычно в день увольнения сотрудник получает книжку и уходит, но достаточно часты случаи, когда работник отказывается забирать документ из-за конфликта с организацией.

Невыдача книжки считается нарушением и может повлечь негативные последствия, поэтому если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, нужно принять соответствующие меры.

В законодательстве указано, что предприятие в подобной ситуации обязано составить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, выслав его заказным письмом. Невыдача или задержки грозят существенными санкциями, поэтому подобные действия обязательны.

Сотрудник должен лично в руки получить письмо, подтвердив это своей росписью. Также если работник по каким-то причинам не может сам забрать документ, его можно отправить почтой при наличии согласия. Если же возникает необходимость в составлении извещения, можно использовать наш образец уведомления о вручении трудовой книжки.

Далее показан примерный образец уведомления о явке за трудовой книжкой:

Широковой Елене Алексеевне

105318, г. Москва,

ул. Ткацкая, д. 5, кв. 96

УВЕДОМЛЕНИЕ

работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой

или дать согласие на отправление ее по почте

Уважаемая Елена Алексеевна, трудовой договор № 10 от 02.06.2017, заключенный с вами, был расторгнут по соглашению сторон 01.10.2018.

Однако в связи с вашим отказом от получения трудовой книжки в день прекращения трудового договора, а именно 01.10.2018, трудовая книжка в последний день работы Вам выдана не была.

В связи с изложенным настоящим уведомляем Вас о необходимости явиться за трудовой книжкой в ООО «Гуру» в рабочие дни с 8.45 до 17.45 часов либо дать письменное согласие на отправление ее по почте.

Адрес для получения трудовой книжки или направления согласия о ее отправлении по почте: 105019, г. Москва, ул. Халтуринская, д. 7, корп. 8, офис 9.

Об особенностях оформления процедуры увольнения сотрудника обособленного подразделения в период пандемии

Как соблюсти процедуру увольнения работника по собственному желанию 06.04.2020
Место работника – регион. Офис работодателя – Москва. Работники моск.офиса работают дистанционно.
В связи с тем, что работник не может явиться в день увольнения за труд.книжкой, работодатель должен отправить по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
У работника нет доступа к рабочей почте, только личная (если отправлять уведомление не почтой России). ЭЦП тоже нет.
Уведомление нужно отправлять с подписью ГД и печатью, если все работаем удаленно, как это сделать? Будет ли работать почта России в день увольнения работника, не ясно?

В соответствии со статьей 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности ( статья 66.1 настоящего Кодекса) у данного работодателя и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса.

В случае, если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя.

Таким образом, ТК РФ предусматривает порядок действий работодатель только в двух случаях:

-отсутствие работника на рабочем месте;

-отказ работника от получения трудовой книжки.

Читайте также:  Ключевая ставка ЦБ РФ на сегодня и за период 2013 - 2020 годов

В рассматриваемом случае, работник находится на своем рабочем месте и не отказывается от получения трудовой книжки. Соответственно, работодатель обязан обеспечить выдачу работнику трудовой книжки в день увольнения по месту его работы.

Однако, как следует из вопроса, отдел кадров, в котором находится трудовая книжка, расположен в другом городе, что делает затруднительной передачу работнику его трудовой книжки в день увольнения.

Как было указано выше, возможность пересылки трудовой книжки по почте, предусмотренная статьей 84.1 ТК РФ, формально не применима к рассматриваемой ситуации.

Такой вывод сделан, например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 14.08.18 по делу № 33-14260/2018:

«Как следует из материалов дела и не оспаривается сторонами, в день прекращения трудового договора истец находился на своем рабочем месте, от получения трудовой книжки не отказывался.

Законом предусмотрено только два случая, когда работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте: в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения .

Поскольку данных обстоятельств не установлено, работодатель обязан был при прекращении трудового договора в последний рабочий день выдать истцу трудовую книжку .

То обстоятельство, что истцу было известно о том, что его трудовая книжка находится , куда работодателем в уведомлении от 10.10.2017 и 29.12.2017 ему было предложено явиться за ее получением, правового значения не имеет, поскольку предусмотренная абзацем 4 ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации обязанность работодателем не выполнена. Кроме того, учитывая, что местом работы истца является п. Новозаполярный, ЯНАО, трудовая книжка при заключении трудового договора им была сдана в г. Новый Уренгой, в последний рабочий день истец находился на своем рабочем месте, обязанность по получению трудовой книжки в г. Екатеринбурге у истца отсутствовала. В данной ситуации именно работодатель, с учетом истечения срока действия трудового договора, должен был обеспечить получение истцом трудовой книжки, а не наоборот» .

Аналогичный вывод также содержится в Апелляционном определении Ярославского областного суда от 31.10.14 по делу № 33-6261/2014:

«Доводы апелляционной жалобы о том, что трудовая книжка не могла быть передана ОАО “Первобанк” сотрудникам операционного офиса, где трудилась истица, так как они не несут ответственности за хранение и выдачу трудовых книжек, судебная коллегия во внимание не принимает. Данные доводы не основаны на положениях ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, обязывающих работодателя выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора.

Выполнение работником трудовых обязанностей не по месту нахождения работодателя не освобождает последнего от обязанности, содержащейся в приведенной выше норме . Предложение работнику дать согласие на отправку трудовой книжки по почте в рассматриваемом случае не свидетельствует о надлежащем исполнении работодателем требований закона . Соответственно, ссылки на злоупотребление Б. правом несостоятельны и оснований для освобождения работодателя от ответственности не имеется» .

Вместе с этим, имеются судебные решения, на основании которых можно сделать вывод о допустимости пересылки трудовой книжки в рассматриваемом случае.

Например, Апелляционное определение Томского областного суда от 19.12.14 по делу № 33-3659/2014:

«07.03.2014 от истца поступило заявление об увольнении его по собственному желанию с 24.03.2014, адресованное директору филиала ОАО “Связьтранснефть” Сибирское ПТУС.

Учитывая тот факт, что в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку было невозможно в связи с удаленностью рабочего места работника, работодатель 21.03.2014 направил работнику уведомление N 14 о получении трудовой книжки, в котором указал на возможность получения трудовой книжки в службе кадров работодателя, расположенной в г. Томске, а также о возможности ее направления по почте с согласия работника, получении трудовой книжки доверенным лицом работника.

Данное уведомление работником было получено, что следует из его заявления от 24.03.2014, адресованного директору ОАО “Связьтранснефть” – Сибирское ПТУС.

Также из дела следует, что работодатель уведомлением N 17 от 24.03.2014, проинформировал работника о возможности получения трудовой книжки одним из предусмотренных законом способом. Данное уведомление работник получил 24.03.2014.

Уведомлением от 25.03.2014, а также от 28.05.2014 работодатель также проинформировал работника об установленных законодателем способах получения трудовой книжки. При этом уведомление от 28.05.2014 содержит также предложение работнику осуществить проезд на служебном транспорте для получения трудовой книжки.

Данные уведомления работником получены, что следует из дела (т. 1 л.д. 134).

Как следует из дела, работник не воспользовался ни одним из предусмотренных законом способов получения трудовой книжки .

Анализируя представленные доказательства, приведенные положения закона, судебная коллегия приходит к выводу о том, что вина работодателя в задержке выдачи трудовой книжки отсутствует, поскольку указанные выше требования закона работодателем соблюдены в полном объеме, что исключает в данном случае установленную законом материальную ответственность » .

Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 24.11.15 по делу № 33-12100/2015:

«ДД.ММ.ГГГГ М. был уведомлен о сокращении численности штата и увольнении на основании п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ.

ДД.ММ.ГГГГ приказом ООО “СО “Сургутнефтегаз” N М. был уволен на основании п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ.

Судом первой инстанции установлено, что трудовая книжка М. находится в кадровой службе ООО “СО “Сургутнефтегаз”, расположенной в г. Сургут. Данное обстоятельство не оспаривалось истцом.

При этом согласно материалам дела, а именно дополнительному соглашению к трудовому договору от 25.03.2013 г. N N, М. выразил свое согласие на пересылку трудовой книжки.

Действительно, в силу требований ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель вправе не выдавать трудовую книжку в случае, когда работник отсутствует на работе, или отказывается от ее получения.

Однако, принимая во внимание тот факт, что весь документооборот ведется по фактическому месту нахождения и регистрации головного офиса и отдела кадров (город Сургут), ответчик в силу объективных причин был лишен возможности выдать трудовую книжку истцу при увольнении.

Более того, ответственность в рамках ст. ст. 80 , 84.1 Трудового кодекса РФ наступает только в результате умышленных действий работодателя по нарушению и ограничению прав работника на труд.

Учитывая тот факт, что в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку было невозможно, в связи с удаленностью рабочего места работника, работодатель ДД.ММ.ГГГГ направил М. телеграмму, в которой указал на возможность получения трудовой книжки в ООО СО “Сургутнефтегаз”, расположенном в г. Сургут либо даче согласия на направление трудовой книжки по почте (л.д. 30).

Данная телеграмма была направлена М. по адресу, указанному им в личной карточке работника, однако, телеграмма истцу вручена не была, в учреждение связи за телеграммой истец не явился (л.д. 82).

ДД.ММ.ГГГГ и ДД.ММ.ГГГГ ООО СО “Сургутнефтегаз” направляло М. аналогичные уведомления, содержащие указание на возможность получения трудовой книжки в ООО СО “Сургутнефтегаз”, расположенном в г. Сургут, либо даче согласия на направление трудовой книжки по почте (л.д. 33-40). Однако данные уведомления также не были получены истцом.

Анализируя представленные доказательства, приведенные положения закона, судебная коллегия приходит к выводу о том, что вина работодателя в задержке выдачи истцу трудовой книжки отсутствует, поскольку указанные выше требования закона работодателем соблюдены в полном объеме, что исключает в данном случае установленную законом материальную ответственность.

В соответствии со ст. 234 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Таким образом, право на возмещение неполученного заработка наступает в случае лишения работника возможности трудиться, а не направление ему работодателем уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте само по себе не является основанием для взыскания среднего заработка за задержку выдачи трудовой книжки. Вместе с тем, в случае направления такого уведомления работодатель освобождается от какой-либо ответственности за задержку выдачи трудовой книжки» .

Учитывая приведенные решения, можно сделать вывод, что у судов нет единого мнения о правомерности направления сотруднику трудовой книжки почтой в аналогичных рассматриваемой ситуациях.

При этом следует отметить, что официальные разъяснения контролирующих органов по рассматриваемому вопросу отсутствуют. Также отсутствуют решения судов, на основании которых можно было бы сделать выводы, о подходах трудовой инспекции в аналогичных ситуациях. В связи с этим, мы не можем полностью исключить риск претензий со стороны контролирующих органов.

Рассматривая данный вопрос, следует отметить, что положения статьи 84.1 ТК РФ направлены, в первую очередь, на защиту интересов работника путем пресечения попыток задержки работодателем выдачи трудовой книжки

Исходя из этого, по нашему мнению, в рассматриваемом случае, получение письменного согласия работника на пересылку трудовой книжки почтой, может быть реализовано одним из следующих вариантов:

– согласие на получение трудовой книжки по почте может быть указано сотрудником в заявлении на увольнение;

-Организация может направить работнику уведомление о возможности пересылки трудовой книжки почтой.

В отношении второго варианта, отметим, что в целях нивелирования риска претензий как со стороны контролирующих органов, так и со стороны работника, такое уведомление должно быть направлено таким способом, который будет гарантировать не только надежность его получения, но и идентифицировать отправителя и получателя.

К таким способам, по нашему мнению, относится заказные письма с уведомлением или телеграммы с уведомлением. Так, например, телеграмма может быть отправлена по телефону или через интернет-сайт. Сообщить о своем согласии работник также может телеграммой. Считаем целесообразным уточнить в почтовой службе о возможных иных дополнительных вариантах обмена сообщениями, удовлетворяющими указанным выше требованиям.

Следует отметить, что Почта России (как и иные почтовые службы) относится к числу непрерывно действующих организаций. В связи с этим, несмотря на введенный режим самоизоляции, она продолжает работать.

В отношении оформления уведомления отметим, что какие-либо требования к его форме и содержанию в ТК РФ отсутствуют. Уведомление составляется в произвольной форме. При этом, по нашему мнению, при оформлении уведомления ставить печать необязательно, будет достаточно подписи генерального директора или работника кадровой службы.

Коллегия Налоговых Консультантов, 8 апреля 2020 года

Задержка трудовой книжки: накажут или обойдется?

В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. В случае несоблюдения этого правила работодателя могут наказать рублем, обязав выплатить работнику компенсацию за задержку. В связи с этим некоторые работник весьма заинтересованы в том, чтобы допущенное работодателем нарушение не исправлялось как можно дольше – чтобы подрос размер компенсации. Работодатели, впрочем, тоже не всегда ведут себя идеально. Что касается судебной практики, то она достаточно противоречива.

На основании статьи 234 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки. Кроме того, на основании статьи 237 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возместить работнику моральный вред, причиненный неправомерными действиями или бездействием.

Несмотря на объявленную “электронизацию”, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей(утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225)).Между тем судебная практика по делам «о задержках» весьма противоречива.

Когда истекает срок задержки

Срок задержки выдачи трудовой книжки после увольнения истекает в момент отправки документа, а не в момент получения трудовой адресатом (определение Московского городского суда от 14.01.2020 по делу № 33-1516/2020).

Сотрудница столичной компании (что примечательно, юрисконсульт) взяла отпуск с последующим увольнением по собственному, но в день увольнения ей не выдали трудовую. Отправили ее через полтора месяца, а добралась она до адресата – ещё через неделю. Считая свои трудовые права нарушенными, женщина пошла в суд. Просила взыскать с ответчика компенсацию за весь период задержки выдачи трудовой – с даты увольнения по дату выдачи, – а также взыскать компенсацию морального вреда.

Суд первой инстанции решил, что требования в части самого взыскания подлежат удовлетворению, однако скорректировал срок задержки трудовой и, соответственно, сумму компенсации за это.

Работодатель обязан был передать сотруднице трудовую книжку в день прекращения трудовых отношений (части 4 и 6 статьи 84.1 ТК РФ), но этого не сделал. У фирмы имелось заявление от женщины на отправку ей документа курьером. И работодатель предоставил суду подтверждение, что направил трудовую, однако этот факт не свидетельствует о надлежащем выполнении работодателем условий ТК РФ по возврату “книжки”.

В случае задержки трудовой работник имеет право на компенсацию неполученного им заработка. Суд заметил, что период утраты заработка начинает течь с даты, следующей за днём увольнения и прекращается в момент направления документа.

Апелляция в лице Мосгорсуда поддержала решение райсуда, уменьшив срок задержки ещё на один день – прежняя инстанция ошиблась с подсчётом.

Читайте также:  Бухгалтерская (финансовая) отчетность форма по КНД 0710099

Задержка трудовой – не препятствие для трудоустройства на новое место?

В свою очередь Санкт-Петербургский городской суд вообще не стал взыскивать с организации компенсацию за не вовремя выданную работнику трудовую книжку. (Апелляционное определение от 06.11. 2018 № 33-22399/2018). Судьи отметили, что факта задержки самого по себе недостаточно для получения работником права на такую компенсацию. Сотруднику также следует доказать наличие попыток трудоустройства и отказов в связи с отсутствием у него трудовой книжки. Кроме того, в рассмотренной ситуации работодатель хоть и потерял оригинал трудовой книжки, но предпринял усилия, чтобы это исправить, указали судьи.

Итак, менеджер службы персонала ООО, договорилась с работодателем об увольнении по соглашению сторон (пункт 1 части 1 статьи 77 ТК) и пересылке трудовой книжки по почте на домашний адрес. Спустя некоторое время выяснилось, что трудовая утрачена.

Работодатель самостоятельно решил выдать бывшей сотруднице дубликат документа, для чего разослал запросы по её предыдущим местам работы. В результате необходимые бумаги уволенная сотрудница получила лишь спустя четыре месяца и обратилась в суд, требуя взыскать с работодателя 170-тысячную компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки.

Суды двух инстанций истице отказали, указав, что работодатель обязан возместить заработок за период задержки выдачи трудовой книжки лишь в случае, когда бывший работник докажет, что не сумел трудоустроиться, не имея на руках документов. Истица же сообщила суду о факте отказа в приёме на работу, однако подтверждений этому не представила.

В результате Санкт-Петербургский горсуд сделал вывод об отсутствии оснований для возмещения работнице ущерба из-за незаконного лишения возможности трудиться.

Такая же аргументация представлена в апелляционном определении Московского городского суда от 14.11.2016 по делу № 33-39997/2016. Забавно, что Мосгорсуд сослался на свое право оценивать доказательства по своему внутреннему убеждению (ч. 1 ст. 67 ГПК РФ).

Что касается Нижегородского областного суда, то в его определении от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018 отмечено следующее: задержка в выдаче трудовой книжки является препятствием для поступления работника на новую работу, и, как следствие, влечет лишение работника возможности трудиться и получать заработную плату. Соответственно юридически значимым обстоятельством является установление факта обращения работника после увольнения к другим работодателям с целью трудоустройства и факта отказа в этом по причине отсутствия трудовой книжки. При этом обязанность по доказыванию указанных обстоятельств возлагается на работника. Если следовать этой логике, то работник, не представивший доказательств обращения после увольнения к другим работодателям с целью трудоустройства и отказа в этом по причине отсутствия у него трудовой книжки, права на компенсацию не имеет.

Со дня направления работнику уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте работодатель от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки освобождается (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

Между тем отказ в приеме на работу по причине отсутствия трудовой книжки является незаконным. В любом случае он не обусловлен деловыми качествами работника (ст. 62 ТК РФ, п. 10 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2). Правда, на основании статьи 65 Трудового кодекса лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства). Но в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Эта норма подтверждает, что отсутствие трудовой книжки не препятствует приему на работу.

Или все же препятствие?

Однако есть и прямо противоположные решения — о том, что работник вовсе не обязан доказывать факт невозможности трудоустройства вследствие отсутствия у него трудовой книжки, поскольку данное обстоятельство является установленным в силу закона. То есть отсутствие у работника трудовой книжки само по себе является препятствием к трудоустройству. (определения Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016 и Верховного суда республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016).

Вывод из всего вышеперечисленного такой – до суда лучше не доводить, а то удача – птица непредсказуемая.

ПРАКТИЧЕСКАЯ БУХГАЛТЕРИЯ
Электронная версия главного журнала для практиков

О том, как именно последние изменения в законодательстве повлияли на работу бухгалтерии.

Лояльная цена, гибкие варианты подписки.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Спрашивали – отвечаем

В течении какого периода времени работодатель должен выдать трудовую книжку работнику после увольнения?

По общему правилу согласно ч. 4 ст. 84.1. ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в день прекращения трудового договор. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Трудовая книжка должна быть выдана, даже если работник не сдал обходной лист, не передал дела, не возместил работодателю ущерб из-за утраты материальных ценностей и пр.

Когда работник не может или отказывается получить трудовую книжку в день увольнения, работодатель должен направить ему письменное уведомление о необходимости ее забрать или дать согласие на ее отправку по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В случае, если работник при увольнении не забрал трудовую книжку, работодатель обязан выдать ее по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня обращения к работодателю (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

В случае, когда работник уходит в отпуск с последующим увольнением, фактически последним днем работы будет день, предшествующий первому дню отпуска. Потому работодатель должен перед отпуском издать приказ об увольнении и выдать работнику трудовую книжку.

Если в день увольнения трудовая книжка не была выдана по вине работодателя, работник вправе обратиться за защитой своих прав в суд или в трудовую инспекцию.

При этом если работодатель по своей вине задерживает выдачу трудовой книжки, то он обязан возместить работнику заработок, не полученный за все время задержки. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. А ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Также государственная инспекция труда может привлечь работодателя к административной ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в виде штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ).

Что делать, если трудовая книжка потеряна?

Алгоритм действий восстановления трудовой книжки зависит от того, кем она утеряна – работником или работодателем.

1. Трудовая книжка утеряна работодателем

Находящаяся у работодателя трудовая книжка может быть утеряна при возникновении чрезвычайных ситуаций или в результате беспечности должностных лиц работодателя. Пока работник оформлен в организации по трудовому договору, ответственность за хранение трудовых книжек несет работодатель (п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

При утрате работодателем трудовой книжки работника, последнему работодателем выдается дубликат трудовой книжки (п. 34 Правил).

Если трудовые книжки утеряны в чрезвычайной ситуации, стаж работы работников определяется комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.

Если работодатель утерял только одну трудовую книжку, то работник должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель выдаст работнику дубликат трудовой книжки не позднее чем через 15 дней после подачи заявления.

Для восстановления трудовой книжки работник должен представить документы, подтверждающие периоды работы в предыдущих организациях. Если у работника таких документов не окажется, организация обязана оказать ему помощь в их получении, например, отправив запросы прежним работодателям (абз. 7 п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), в различные архивы.

Если подтверждающие документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

2. Трудовая книжка утеряна работником

Если трудовая книжка была утеряна по вине самого работника, можно выбрать один из следующих вариантов действий:

– обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей;

– восстанавливать трудовую книжку самостоятельно.

Заявление бывшему работодателю необходимо подать лично или направить заказным письмом с уведомлением о вручении. По этому заявлению работодатель должен оформить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней (п. 31 Правил).

Если бывший работодатель ликвидирован, можно оформить дубликат у нового работодателя, однако следует иметь в виду, что он не обязан это делать. Для оформления дубликата трудовой книжки у нового работодателя можно обратиться:

– в Государственный архив тех городов, где зарегистрированы предыдущие работодатели. Если организации были официально ликвидированы, то архив выдаст справки о том, когда и сколько работал заявитель в данных организациях;

– Пенсионный фонд с запросом о своем стаже. Каждый работодатель обязан регистрировать трудовые договоры в ПФР, поэтому фонд может предоставить необходимую информацию о стаже работника. Эти сведения предоставляются бесплатно в течение 10 дней после обращения заявителя;

– суд. На основании искового заявления суд сможет направить запросы в соответствующие госорганы и структуры и получить необходимую информацию.

Можно ли доверить получение трудовой книжки другому лицу?

В нормативных актах, касающихся оформления и ведения кадровых документов, отсутствуют четкие формулировки о том, можно ли передавать трудовую книжку по договоренности или нет.

Несмотря на все противоречия, в большинстве случаев руководство идет навстречу – передает документ доверенному лицу.

Такое возможно, если работник не может самостоятельно прийти в организацию по уважительной причине.

В связи с тем, что трудовое законодательство не регламентирует порядка передачи трудовой книжки, в данной ситуации следует руководствоваться нормами, предусмотренными ст. 185-189 ГК РФ. Таким образом, в доверенности должны быть указаны следующие моменты:

– дата и место совершения доверенности;

– в доверенности обязательно наличие персональных данных не только предъявителя, но и гражданина, уполномоченного забрать трудовую книжку;

– какие конкретные действия должны быть совершены, например «получить в ООО «Ромашка» мою трудовую книжку для передачи мне, расписаться в получении за меня, проверить правильность записей и выполнить все связанные с этим поручением действия»;

– срок действия доверенности (не более одного года);

– заверение у нотариуса.

Что делать работодателю с невостребованными трудовыми книжками?

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле (п. 43. Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Если же после направления уведомления работник не придет за трудовой книжкой, она должна храниться в течение 2 лет в кадровой службе вашей организации. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки содержатся в архиве компании в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Как уволить работника, если выходные (суббота и воскресенье) являются рабочими днями для работника?

Например, если такой сотрудник подает заявление об увольнении в свой рабочий день — воскресенье, днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника.

Этой датой и следует оформить документы. Заметим, работник в этот день должен работать и с ним должны быть произведены все расчеты и выданы соответствующие документы. О том, каким образом сотрудники отдела кадров и бухгалтерии смогут выполнить требования закона, если у них выходной день в это время, должно позаботиться руководство.

Сотрудник работал в компании по совместительству, а потом уволился с основного места работы. Надо ли его принимать в штат по основному месту работы? Делается ли об этом запись в трудовую книжку?

По Трудовому кодексу совместительство — это работа по другому трудовому договору в свободное от основной работы время. Для того чтобы работа по совместительству стала для работника основной, необходимо, чтобы трудовой договор по основному месту работы был прекращен (об этом нужно сделать соответствующую запись в трудовую книжку).

В трудовой договор, заключенный на работе по совместительству, необходимо внести изменения о том, что работа является основной и у работника изменяются режим работы, оплата труда и другие условия. Соответствующая запись вносится в трудовую книжку.
Кроме того, исключительно с согласия работника возможно расторжение трудового договора о работе по совместительству (например, по соглашению сторон, по собственному желанию), а затем заключение трудового договора с другими условиями. При этом в трудовую книжку работника производятся соответствующие записи.

Если сотрудник достиг пенсионного возраста, но продолжает работать в организации, нужно ли вносить какие-либо записи в трудовую книжку?

Так как с работником заключен трудовой договор на неопределенный срок, и он продолжает работать на прежних условиях, то факт достижения им пенсионного возраста отражать в разделе “Сведения о работе” трудовой книжки нет оснований. Вместе с тем если работника поощрили в связи с юбилеем, то в раздел “Сведения о поощрении” трудовой книжки следует внести эту информацию.