Использование проездных билетов в командировке можно подтвердить любыми документами

ООО “НГБА”

Национальная Гильдия Бухгалтеров и Аудиторов

8 916 539 36 48

Расходы на командировки: правила и типичные ошибки при оформлении командировок и учете расходов, работе с подотчетными авансами и документами, подтверждающими затраты. Особенности удержания НДФЛ с компенсаций за командировки

В августе 2015 года произошли очередные изменения по командировочным документам. Новое постановление Правительства РФ № 771 отменило обязанность заполнять журнал работников, выезжающих в командировки. С 8 августа этот документ вести необязательно, можно оставить его для целей внутреннего контроля или вовсе от него отказаться. С 8 января 2015 года чиновники отменили командировочное удостоверение и служебное задание. А командировку стали подтверждать проездными документами.

Но теперь помимо билетов, подтверждающих проезд работника к месту командировки и обратно, подойдут и другие документы. Допустим, работник потерял билеты на самолет. В этой ситуации командировку подтвердят счета гостиницы. Эти изменения предусмотрены в новом постановлении Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771. Документ начал действовать с 8 августа. С этой даты, если работник по каким-то причинам не может предоставить проездные билеты, поездку все равно можно доказать и списать расходы.

Отмена вышеуказанных документов в январе и августе 2015 года не означает, что расходы на командировки сотрудников вовсе не требуют теперь документального подтверждения. Рассмотрим, какими документами в настоящее время нужно оформлять учет командировок.

Сотрудник направляется в командировку по решению руководителя компании. В приказе (решении) фиксируется срок, на который сотрудник отправляется в служебную поездку. И формулируется задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке.

Для этого можно использовать форму № Т-9 либо применить неунифицированную, утвержденную в качестве приложения к учетной политики. В приказе нужно максимально подробно описать, с какой целью сотрудник отправляется в поездку. Ведь, несмотря на то, что служебное задание составлять больше нет необходимости, письменное обоснование командировочных расходов пригодится на случай налоговой проверки.

Рассмотрим сначала ситуацию, когда сотрудник предоставил билеты на проезд. С 8 января 2015 года компании, направляя сотрудника в служебную поездку, ее срок определяют по проездным документам.

Другая ситуация складывается, когда сотрудник потерял проездные билеты. Чтобы списать стоимость проезда в расходы, билеты надо восстановить. Но при этом без билетов теперь можно списать иные командировочные расходы. При условии, что сотрудник предоставил счет гостиницы или иной документ, подтверждающие проживание. Гостиничные документы подтвердят в такой ситуации срок командировки.

Работник, который был в командировке на личном или служебном транспорте должен представить работодателю служебную записку. Записка подтвердит срок командировки. До 8 августа правила требовали оформлять записку только для поездок на личном транспорте. Поэтому возникали вопросы, какие документы нужны, если машина служебная. Теперь же в правилах четко сказано, что срок поездки подтверждает служебная записка, вне зависимости от того, на чем ездил работник: на служебной или личной машине, а также по доверенности на транспорте третьих лиц.

Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки, которую должен составить сотрудник, ездивший в командировку на личной машине. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок такой поездки. Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника. Не будет лишним, если будут приведены сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить работодателю авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня возвращения (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). К нему прилагаются подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, бланки строгой отчетности, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д.

Таким образом, организовать документооборот по командировочным расходам не так уж сложно.

Одним из актуальных вопросов в теме командировок всегда является вопрос о начислении НДФЛ на суммы командировочных расходов. Если систематизировать имеющиеся разъяснения по данному вопросу, получится следующее:

Ситуация* Дополнительные условия Основание
НДФЛ удерживать не придется
Стоимость проездного билета выше установленных в компании норм Налог можно не удерживать со всей суммы, которую руководитель разрешил возместить сотруднику Письмо Минфина России от 30 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-364
Сотрудник ездил на такси Безопасно не исчислять налог лишь в случае, когда сотрудник пользовался услугами такси, добираясь в аэропорт или на вокзал и обратно. В остальных случаях возможны споры с контролерами Письмо Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180
Работник приехал в командировку раньше, чем нужно, или уехал позже Только если сотрудник нарушил сроки командировки на день-два, налог можно не удерживать Письмо Минфина России от 10 августа 2012 г. № 03-04-06/6-234
Стоимость проживания выше лимитов, установленных в вашей компании Налог можно не удерживать со всей суммы, которую руководитель разрешил возместить сотруднику Письмо Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204
Арендуя квартиру, сотрудник оплачивал коммунальные услуги отдельно При любых условиях НДФЛ не исчисляйте Письмо Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802
НДФЛ нужно исчислить
В счет из гостиницы включена стоимость питания Если стоимость питания выделена отдельной строкой, придется рассчитать с нее налог Письмо Минфина России от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263
Размер суточных, установленный в вашей компании, больше 700 руб. для поездок по России и 2500 руб. — для загранкомандировок НДФЛ нужно удержать лишь с суммы превышения лимитов, установленных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ Письмо Минфина России от 11 июня 2009 г. № 03-04-06-01/133

* В ситуациях подразумевается наличие оправдательных документов

Все это — правила пункта 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. А также пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Таким образом, вопрос с удержанием НДФЛ с суммы различных командировочных расходов достаточно четко отрегулирован с точки зрения действующего законодательства.

Информация получена из «Системы Главбух».

Комментарии и мнения

Прогресс в приобретении билетов, когда они перешли в виртуальный мир, вызывает затруднения в документальном подтверждении расходов. Вместо плотных билетов со специальными знаками сотрудники нередко, и совершенно законно, приносят обычную «бумагу», распечатанную на принтере.

Чиновники неоднократно разъясняли, как поступать в такой ситуации, но судя по тому, что появилось письмо Минфина России от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32040 , проблема сохраняется.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Они должны отвечать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, в том числе, подтверждаться документально. Например, для подтверждения перелёта к авансовому отчёту работника нужно приложить авиабилет.

В случае оформления проездных документов электронными билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 маршрут/квитанция электронного билета (выписка из АИС оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчётности. Она применяется компаниями и ИП для проведения наличных денежных расчётов или расчётов с использованием платёжных карт без применения ККТ.

Таким образом, если авиабилет приобретён в электронном виде, то оправдательными документами являются маршрут/квитанция авиабилета на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелёта, и посадочный талон, подтверждающий сам перелёт подотчётного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Что имеется в виду? Посадочный талон выдается на основании регистрации пассажира на рейс. Справа у него имеется отрывной корешок, на котором дублируется основная информация с посадочного талона. Этот корешок и остаётся у пассажира после прохождения контроля. Именно отрывной корешок посадочного талона и можно предъявить в бухгалтерию. Но!

При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчётным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

Предположим, что штампа нет. Или более того: корешок талона утерян. Напомним, например, что в Постановлении ФАС Уральского округа от 25.10.2013 № Ф09-11046/13 по делу № А47-10866/2012 было указано, что оправдательными документами для признания расходов являются распечатка электронного авиабилета на бумажном носителе и посадочный талон. Только лишь распечатка электронного билета расходы на перелёт не подтверждает.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчётным лицом услуги воздушной перевозки иным способом. (Не говоря уже о случае утери талона).

Самый популярный «иной способ» – это справка. Справка, содержащая необходимую для доказательства полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, также принимается как документ, подтверждающий расходы на авиаперелёт. (См., например, письмо Минфина России от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11).

В ситуации же, когда штамп не был проставлен, а справку получить не удалось, налогоплательщик вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретённых авиабилетов. (См., например, письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/8440).

Звучит красиво, но как это реально сделать? Чем можно подтвердить факт перелёта хотя бы косвенно?

Эксперты дают такие предложения. Во-первых, факт перелёта можно подтвердить таможенными отметками в загранпаспорте. Это способ эффективен при полётах в дальнее зарубежье. Во-вторых, счётом в гостинице, оформленным на конкретного работника. Это более универсальный способ, пригодный как для внешних, так и для внутренних рейсов. Согласитесь, что если сотрудник проживал в иногородней гостинице, каким-то образом он туда добрался! Однако, собственно говоря, на этом конкретные предложения и заканчиваются. Так что наличие посадочного талона со штампом – на сегодняшний день самый лучший подтверждающий документ.

Учет билетов в бухгалтерском учете

uchet_biletov_v_buhgalterskom_uchete.jpg

Похожие публикации

Учет билетов в бухгалтерском учете ведется на основании документальных подтверждений понесенных затрат командированными сотрудниками на проезд к пункту назначения. Эти расходы относятся в категорию прочих и влияют на размер налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Работодатель обязан возмещать издержки по командировкам в составе суточных, платежей за проживание, питание и проезд. Последняя статья затрат должна компенсироваться независимо от вида используемого транспорта и способа приобретения билета на него, главное, чтобы работник мог представить нанимателю обоснование по потраченным суммам.

Учет проездных билетов

Сотрудникам, направляемым для выполнения служебных поручений в места, удаленные от рабочего места, наниматель должен возместить стоимость любых видов проездных билетов. Она должна отражаться в составе стоимости денежных документов на субсчете 50.3.

Издержки по служебным поездкам нельзя списывать сразу в расходы или без промежуточных проводок относить на подотчетных лиц. Корректная схема отражения издержек по оплате проезда сотрудника выглядит так:

Д50.3 – К60 – проводка составляется в момент получения проездной документации;

Д19 – К60 – выделяется НДС из стоимости билетов;

Д71 – К50.3 – билеты выданы работнику, сумма операции указывается без учета НДС;

Д26 – К71 – проводка свидетельствует о признании расходов на проезд после утверждения авансового отчета.

Принять к вычету НДС по проезду можно при наличии счета-фактуры, или если налог выделен отдельной строкой в проездном документе (маршрутная квитанция, контрольный купон) – Письмо ФНС от 09.01.2017 № СД-4-3/2@.

Учет авиабилетов в бухгалтерском учете

Расходы на приобретение командированными лицами авиабилетов могут быть отображены в учете, если сотрудник приложил к авансовому отчету следующие документы:

авиабилет, при покупке которого выдается чек ККТ, или распечатанная маршрутная квитанция с отображением всех сведений о поездке, в т.ч. о стоимости перелета;

посадочный талон с данными о пассажире, дате вылета и прилета, информацией о номере посадочного места (на нем должны присутствовать отметки о том, что сотрудник прошел досмотр).

Учет электронных билетов ведется на субсчете 50.3. В затраты эта сумма списывается после утверждения авансового отчета. Формат билета, купленного по безналичному расчету и полученного на электронную почту, регламентируется нормами Приказа Минтранса от 08.11.2006 г. № 134 (ред. от 15.02.2016) .

Пример 1

Предприятие приобрело за безналичный расчет электронный авиабилет для командированного сотрудника стоимостью 15 600 руб. В учете эта сделка и последующие операции будут обозначены следующими записями:

Д60 – К51 – 15 600 руб., оплачен электронный авиабилет;

Д50.3 – К60 – 13 000 руб., на электронную почту предприятия пришла электронная маршрутная квитанция;

Д19 – К60 – 2600 руб., выделен НДС;

Д71 – К50.3 – 13000 руб., маршрутная квитанция распечатана и передана работнику;

Д26 – К71 – 13000 руб., командированный сотрудник после возвращения из служебной поездки представил работодателю авансовый отчет, затраты в сумме проезда признаны в учете.

Пример 2

Электронный билет на самолет стоимостью 15 600 руб. приобретен по безналичному расчету, но в связи с изменением даты вылета в тот же день произведена сдача авиабилета (при этом авиакомпанией удержан сбор – возвратная сумма составила 13 500 руб.). Как показать возврат билетов в бухгалтерском учете:

Д60 – К51 – 15 600 руб., оплачен авиабилет;

Д50.3 – К60 – 15 600 руб., получена маршрутная квитанция;

Д60 – К50.3 – 15 600 руб., произведен возврат билета;

Д51 – К60 – 13 500 руб., от авиакомпании получены на расчетный счет деньги по сданному билету;

Д91.2 – К60 – 2100 руб. (15 600 – 13 500), разница между первоначальной и возвратной стоимостью билета отнесена на расходы предприятия.

Учет ж/д билетов

Электронные билеты, приобретаемые для поездок на железнодорожном транспорте, оформляются по образцу, утвержденному Минтрансом в приказе от 21.08.2012 г. № 322. Подтвердить факт покупки электронного проездного можно при помощи контрольного купона. В нем отражается полный перечень необходимых реквизитов о пассажире, транспорте и поездке, как и в бумажной версии документа. Этот бланк относится к формам строгой отчетности. Если билеты были утеряны, для возмещения понесенных затрат работник может представить работодателю дубликаты документов. При получении билетов и других подтверждающих документов на иностранном языке, лучше сделать перевод основных реквизитов бланка, чтобы было понятно, кто, когда и куда ездил.

Пример 3

Сотрудник купил билет на поезд самостоятельно за наличный расчет:

Д71 – К50 – 15 600 руб., выданы из кассы деньги для покупки билета командированному лицу;

Д26 – К71 – 15 600 руб., затраты признаны в учете на основании утвержденного авансового отчета.

Пример 4

Билет на поезд приобретается через третьих лиц, стоимость 15 600 руб. Посредник за свои услуги взимает комиссию в сумме 500 руб. Как осуществляется учет железнодорожных билетов – проводки:

Д60 – К51 – 16 100 руб. (15 600 + 500), оплачен билет и сервисный сбор;

Д50.3 – К60 – 15 600 руб., получен контрольный купон;

Д26 – К60 – 500 руб., отнесена на расходы стоимость услуг посреднической организации.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Отправляем работника в командировку: «острые углы» электронного билета

Виртуальное пространство семимильными шагами внедряется не только в жизнь обычных граждан, но и в бизнес-процессы. На сегодняшний день оформить и оплатить билеты на самолет или поезд через интернет стало обычным делом. В связи с этим у компаний, направляющих своих работников в командировки, возникают вопросы о списании расходов на покупку электронных билетов при расчете налога на прибыль и принятии к вычету сумм «входного» НДС. О последних позициях чиновников по данным вопросам — в нашем материале.

Налог на прибыль

Расходы на командировки при расчете налога на прибыль учитываются на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. В частности, по данной норме списываются затраты на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Однако указанное положение следует применять в совокупности со ст. 252 НК РФ, в которой закреплен общий порядок признания расходов для целей налогообложения прибыли. Так, все расходы должны отвечать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно должны быть:

— произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

— подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

С первыми двумя критериями в рассматриваемой ситуации проблем не возникает. Понятно, что расходы на проезд командированного работника экономически оправданны и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода. А вот с документальным подтверждением таких расходов в случае приобретения электронного билета на самолет или поезд могут возникнуть трудности. Ведь у компании будет отсутствовать бумажный носитель бланка строгой отчетности, на котором оформляется билет при его покупке в кассе.

В письме от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32040 специалисты Минфина России указали следующее. Документальным подтверждением командировочных расходов является авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д., а также приказ о направлении работника в командировку, подписанный руководителем организации.

Если проездные документы на перелет оформляются электронными билетами, необходимо учитывать, что маршрут/квитанция электронного билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и ИП наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»).

Таким образом, оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются:

— сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

— посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Финансисты отметили, что посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа на распечатанном электронном посадочном талоне организации необходимо подтвердить факт потребления командированным работником услуги воздушной перевозки иным способом. Например, можно представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.

Если же у компании нет ни одного из вышеперечисленных документов, то, по мнению специалистов Минфина России, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

Что касается расходов на приобретение электронного железнодорожного билета, то для возможности признания таких затрат документом, достаточным для подтверждения факта поездки, является контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (письма Минфина России от 15.10.2014 № 03-03-07/51936, от 25.08.2014 № 03-03-07/42273).

Если организация учла при расчете налога на прибыль расходы на проезд работника в командировку и обратно, то она может принять к вычету соответствующие суммы НДС (п. 7 ст. 171 НК РФ). При приобретении услуг по перевозке работников к месту командировки и обратно в книге покупок регистрируются счета-фактуры либо бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке (п. 18 Правил ведения книги покупок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

По мнению финансистов, при приобретении электронных билетов к вычету принимается сумма НДС, выделенная отдельной строкой:

— в маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, составленного автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок и распечатанного на бумажном носителе;

— в контрольном купоне электронного проездного документа (билета), составленного автоматизированной системой управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и распечатанного на бумажном носителе.

Такая позиция содержится в письмах Минфина России от 11.09.2018 № 03-07-09/64798, от 11.09.2018 № 03-07-07/64805, от 07.09.2018 № 03-07-11/63996.

Бизнес просит упростить правила подтверждения командировочных расходов

Торгово-промышленная палата РФ направила в Минфин предложение упростить правила подтверждения расходов на авиаперелет для целей налогообложения прибыли.

Соответствующую инициативу ТПП предлагает включить в Основные направления налоговой политики на 2021 год и плановый период 2022 и 2023 годов.

Напомним, по действующему законодательству, в случае если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), документальным подтверждением указанных расходов являются маршрут/квитанция и посадочный талон. Посадочный талон, в том числе электронный, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки.

При этом Минфин допускает, что в ситуации, когда посадочный талон не может быть представлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

В письме главы ТПП Сергея Катырина в адрес замминистра финансов РФ Алексея Сазанова в связи с этим отмечается: «Исключение требований об излишнем документообороте в целях получения возможности перевода части операций в электронный вид и автоматизации процессов. При подтверждении расходов на авиаперелет (в рамках расходов на командировки, например) необходимо исключить требование о предоставлении посадочного талона по авиабилетам».

Глава ТПП напомнил, что при расходах на проезд другими видами транспорта, не установлено требования подтверждать факт использования билета.

«Требование о предоставлении посадочных талонов при возможности получения всех остальных документов в электронном виде препятствует автоматизации процессов и приводит к излишней административной нагрузке внутри организаций», – приводит слова Сергея Катырина ТАСС .

На время командировки работнику гарантируются сохранение места работы и среднего заработка. Работодатель также обязан возмещать командированному сотруднику расходы по проезду, найму жилого помещения, а также дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Документально подтвержденные и обоснованные расходы командированного сотрудника могут быть учтены работодателем в своих расходах при исчислении налога на прибыль.

Перечень таких расходов установлен в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. К ним отнесены расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и на наем жилого помещения. Также организация вправе учесть консульские расходы, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта.

Исключение составляют расходы на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере и за пользование рекреационно-оздоровительными объектами. Такие расходы нельзя признать обоснованными. При этом суточные, выплачиваемые сотрудникам, не облагаются НДФЛ. Величина необлагаемых налогом суточных составляет не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Применение онлайн-кассы за рубежом


С ситуацией возмещения расходов, понесенных сотрудником на нужды организации, на практике сталкивался, наверно, каждый бухгалтер. Такое явление широко распространено, однако это еще не означает того, что данные операции не вызывают порою сомнений при их учете для целей налогообложения. Ведь даже типичные проводки зачастую полны подводных камней, о которых мы поговорим далее.

Основной акцент в настоящей статье делается на кассовом чеке, а точнее на его необходимости при составлении оправдательных документов в связи с командировкой сотрудника, а так же при приобретении им материальных ценностей для целей организации.

Кроме того, интересно будет рассмотреть ситуацию с оформлением подотчетных документов и требованиям к кассовому чеку с учетом изменений, внесенных Федеральным законом от 03.07.2016. № 290-ФЗ в Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее Закон № 54-ФЗ).

Ведь в новой редакции Закона № 54-ФЗ значительно расширена сфера применения ККТ за счет включения в число обязательных пользователей кассовых аппаратов представителей малого бизнеса, оказывающих услуги населению, а также налогоплательщиков, находящихся на специальных режимах налогообложения (с 1 июля 2018 года).

Что нужно помнить о командировке

В соответствии с трудовым законодательством РФ при направлении работника в командировку ему гарантируется, в частности, возмещение расходов, связанных с данной поездкой. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (см. ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Постановления от 13.10.2008 №749).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным трудовым договором или локальными нормативно-правовыми актами организации. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс для оплаты командировочных расходов.

После того как работник вернулся из командировки, составляется авансовый отчет о потраченных суммах денежных средств. В отчете указывается, сколько средств было потрачено на цели командировки. К отчету обязательно прикладываются подтверждающие документы (кассовые чеки, договоры, квитанции, накладные, транспортные документы и прочие документы). На основании собранного пакета документов работнику возмещаются потраченные суммы денежных средств, а в бухгалтерском и налоговом учете делаются соответствующие проводки. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем организации.

Командировочные расходы принимаются в целях налогообложения налога на прибыль в составе прочих расходов в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Для принятия к налоговому учету таких расходов необходимо соблюдение общих условий, установленных ст. 252 НК РФ (экономическая обоснованность и документальное подтверждение произведенных затрат). При этом в абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ указано, что расходы на командировки могут быть обоснованы документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы, в частности:

  • приказом о командировке;
  • проездными документами (либо заменяющими их документами, например, служебной запиской);
  • а также документами, подтверждающими расходы на наем жилого помещения и документами, подтверждающими иные расходы.

Налогоплательщики, использующие метод начислений, признают командировочные расходы на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, а также расходам на наем жилого помещения), принимаются к вычету при условии, что командировка осуществляется в рамках облагаемой НДС деятельности и при наличии документов, подтверждающих принятие к учету этих расходов, на основании счетов-фактур или иных документов (пп. 1 п. 2, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Обоснованием для принятия НДС к вычету в соответствии с Правилами ведения книги покупок являются подтверждающие расходы документы, которые оформлены на бланках строгой отчетности с выделением суммы НДС отдельной строкой.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые командировочные расходы.

В случае, когда возмещаемые работодателем расходы по найму жилого помещения командированного сотрудника не подтверждены документально, указанные расходы подлежат включению в налогооблагаемую базу по НДФЛ в размере, превышающем 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ (2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке) (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Следует отметить, что НК РФ не указывает, какие именно документы должны подтверждать расходы по найму жилого помещения командированного сотрудника.

Когда кассового чека у сотрудника нет

На деле мы сталкиваемся со множеством ситуаций, когда у сотрудника не оказывается на руках кассового чека по произведенному расходу, однако это совершенно не является поводом для того, чтобы не возмещать сотруднику произведенные им расходы, конечно, если мы говорим об экономически оправданных расходах, имеющих явную деловую цель в пользу организации.

Пожалуй, классическим примером ситуации, когда отсутствует кассовый чек, является приобретение электронного билета для проезда сотрудника. По мнению Минфина РФ, если авиабилет (или проезд на железнодорожном транспорте) приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение такого билета для целей налогообложения, является контрольный купон электронного проездного документа (билета) или выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками, полученные в электронном виде по информационно-телекоммуникационным каналам связи, при условии, что в соответствующем документе указана стоимость перелета. Кроме того к авансовому отчету должен быть приложен посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Другим распространенным случаем является оплата сотрудником расходов в командировке банковской картой. Согласно разъяснению Минфина РФ в том случае, когда командированный работник использует для расчетов банковскую карту, к авансовому отчету должны быть приложены оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты – квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и прочие, в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты. Имейте в виду, что в том случае, когда оплата проездных документов (билетов) и бронирование гостиницы командированного работника производятся с банковской карты и это подтверждено приложенными к авансовому отчету первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

Необходимо понимать, что и при наличии кассового чека не все расходы сотрудника в командировке можно будет признать для целей налогообложения налога на прибыль. Ведь никто не отменял требований ст. 252 НК РФ и об экономической целесообразности понесенных в командировке сотрудником затрат. Так, спорным является ситуация, когда организация оплачивает сотруднику счета за обслуживание в ресторане во время командировки.

Так, нормы пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ позволяют учесть в составе прочих расходов представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Следует напомнить, что указанные расходы являются нормируемыми и не должны превышать 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период. При этом должны быть оформлены следующие оправдательные документы: приказ руководителя организации, смета представительских расходов, первичные документы, отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются цель представительских мероприятий и результаты их проведения, иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

При этом если проведенные в командировке мероприятия, например ужин в ресторане, не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, то расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли, а НДС не принимается к вычету.

Приобретение материальных ценностей сотрудником и чек ККТ

Возмещение расходов работнику на приобретение материальных ценностей в интересах организации может быть осуществлено на основании заявления работника и/или его отчета (по форме, разработанной организацией), утвержденного руководителем организации. Кроме того, сотрудник должен приложить к своему заявлению оправдательные документы в соответствии с требованиями ст. 252 НК РФ, которыми являются, как правило, накладная на приобретение товара, работы, услуги и кассовый чек, подтверждающий факт приобретения. Однако, на практике у сотрудника не всегда оказывается кассовый чек на руках, например, если он приобрел товар у организации (индивидуального предпринимателя), находящейся на системе налогообложения ЕНВД.

Напомню, что плательщики ЕНВД до 1 июля 2018 года имеют право работать без кассового аппарата при условии выдачи по требованию покупателя бланка строгой отчетности (товарного чека, квитанции или другого документа), подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Данное право было предусмотрено в Законе № 54-ФЗ в старой редакции (до изменений, внесенных Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Однако имейте в виду, что с 1 июля 2018 года плательщики ЕНВД, как и налогоплательщики, находящиеся на патентной системе налогообложения, утратят данные им привилегии по данной части и будут обязаны применять при расчетах с покупателями кассовые аппараты нового образца с возможностью онлайн-передачи данных в налоговые органы в момент совершения операции.

О подтверждении расходов на приобретение проездных документов при направлении работника в командировку

Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 30 апреля 2019 г. N 03-03-06/1/32039

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо по вопросу о порядке подтверждения для целей налогообложения прибыли организаций расходов на приобретение проездных документов при направлении работника в командировку и сообщает следующее.

Согласно статье 167Трудового кодекса Российской Федерации при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В соответствии сподпунктом 12 пункта 1 статьи 264Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Указанные расходы должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252Кодекса, а именно: должны быть экономически обоснованы, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частости, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д., а также приказ о направлении в командировку, подписанный руководителем организации.

В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно пункту 2Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 “Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации” маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобрели в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.

В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.

В ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть предоставлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

О подтверждении расходов на приобретение авиабилета в электронной форме при направлении работника в командировку

Не распечатав электронный посадочный талон, можно лишиться возможности учесть расходы на авиабилет.

Несмотря на то что с 25 февраля этого года для прохождения предполетного досмотра можно не распечатывать посадочный талон, ФНС настаивает: для подтверждения перелета в первую очередь необходима распечатка со штампом. Если ее нет, можно взять у перевозчика справку, в которой подтверждается перелет. Кроме того, налоговики разрешают использовать и другие доказательства, не уточняя, какие именно.

Полагаем, проще всего в такой ситуации распечатать посадочный талон, чтобы при предполетном досмотре на нем поставили штамп. Для сбора других доказательств перелета потребуется больше времени.

Вопрос: О документальном подтверждении в целях налога на прибыль расходов на приобретение авиабилета в электронной форме при направлении работника в командировку.

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПИСЬМО

от 11 апреля 2019 г. N СД-3-3/3409@

Федеральная налоговая служба, рассмотрев интернет-обращение от 19.02.2019, сообщает следующее.

На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

В силу нормы статьи 252 Кодекса для целей налогообложения прибыли организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Разъяснения по вопросу подтверждения для целей налогообложения прибыли организаций расходов на приобретение проездных документов при направлении работника в командировку содержатся в письмах Министерства финансов Российской Федерации от 28.02.2019 N 03-03-05/12957, от 17.12.2018 N 03-03-07/91528, от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65429 и заключаются в следующем.

Согласно пункту 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 “Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации” маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

На основании пункта 84 приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 “Об утверждении Федеральных авиационных правил “Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей” (в редакции Приказа Минтранса России от 14.01.2019 N 7) при регистрации пассажира в аэропорту или в пункте регистрации, расположенном за пределами аэропорта, пассажиру выдается посадочный талон. При регистрации пассажира в электронной форме пассажиру по его выбору перевозчиком предоставляется право:

  • распечатать посадочный талон самостоятельно;
  • получить посадочный талон, оформленный на бумажном носителе, в аэропорту или в пунктах регистрации, расположенных за пределами аэропорта;
  • использовать посадочный талон, оформленный в электронном виде, в случае, предусмотренном абзацем восьмым настоящего пункта.

Посадочный талон содержит инициалы и фамилию пассажира, номер рейса, дату отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Например, данным реквизитом может являться штамп о досмотре.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.

В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.

В ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть представлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

Командировочные расходы — 2017: спорные и рискованные

Каждый бухгалтер знает как важно грамотно оформить командировку, заполнить все командировочные документы, проверить правильность учета командировочных расходов в целях налогообложения. Вам помогут рекомендации, а также подборка писем контролирующих органов по теме командировок.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Перечень командировочных затрат, которые принимаются в расходах в целях налога на прибыль в 2017 году, конкретизирован, но он не является закрытым (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Рассмотрим самые «популярные».

Расходы на проезд к месту командировки и обратно

  • учитываются в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (включая оплату авиабилетов по тарифу «бизнес-класс»; проезд в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание)
  • учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями и т.п.

Подтверждение электронного пассажирского авиабилета :

  • маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе;
  • посадочный талон и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета).

Подтверждение электронного пассажирского Ж /Д билета :

  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Электронный билет подтвердят документы:

  • сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета ,
  • посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Наем жилого помещения в командировке

По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Суточные в командировке

Суточные — дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Ограничения по сумме в законах нет, устанавливается в локальных актах организации. Выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Подробнее про суточные читайте в статье Суточные при командировках в 2016 году: размеры выплат, изменения.

Условиями признания суточных в расходах является подтверждение:

  • производственного характера командировки;
  • продолжительности нахождения работника вне места постоянного жительства согласно (п.7 Положения о служебных командировках)

Определяется на основании:

  1. Проездных документов.
  2. Документов о найме жилого помещения в месте командирования, если работник ездил на личном транспорте и билетов у него нет.
  3. Служебной записки, справки или иного документа принимающей стороны, который подтверждает срок прибытия и убытия командированного работника.
  4. Расчета размера суточных (например, справка бухгалтера), факта получения работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

​ Важно: Командировочные расходы, связанные с направлением дистанционного работника в служебную командировку, учитываются по налогу на прибыль в общем порядке в силу того, что 25 глава НК РФ не устанавливает зависимости от способа работы сотрудника (Письмо Минфина РФ от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16788).

Прочие расходы в командировке

Контролирующие органы не возражают против включения в расходы следующих затрат (условие — компенсация таких расходов установлена в локальном нормативном акте организации и есть распоряжение руководителя организации о возмещении):

  1. Оплаты услуг VIP-зала аэропорта (Письма Минфина РФ от 05.03.2014 № 03-03-10/9545; от 10.09.2013 № 03-03-06/1/37238);
  2. Стоимость бронирования гостиничного номера, плата за заказ и возврат билетов (Письмо Минфина РФ от 18.10.2011 № 03-03-06/1/672);
  3. Плата за аренду автомобиля для руководителя во время нахождения в командировке (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 № Ф04-9850/2005(19018-А27-15)).
  4. Суммы на проезд в такси к месту командировки и обратно, в том числе в аэропорт, на вокзал, а также непосредственно в месте командировки (Письма Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720). В расходах затраты на такси учитываются при условии, что они экономически оправданы (например, ранний приезд/отъезд и т.д.). Подтверждение расходов на такси: чек ККТ или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными в Постановлении Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом».
  5. Оплата проезда во время нахождения в командировке проезда на городском транспорте в черте населенного пункта, но при этом Положение о командировке организации не предусматривает возмещения данных расходов. Однако, по мнению контролирующих органов, такие затраты можно учесть в составе командировочных расходов. Для этого в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации нужно предусмотреть обязанность работодателя возмещать расходы работника на проезд в городском транспорте, если они обусловлены целью командировки (Письма Минфина России от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80, ФНС России от 12.07.2011 № ЕД-4-3/11246).
  6. Cервисный (комиссионный) сбор организации-посредника, расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/069225@).

Какие затраты рискованно относить на расходы по налогу на прибыль

Первое. Оплата полисов ДМС от несчастных случаев при приобретении авиа — и железнодорожных билетов, которые являются приложением к данным билетам командированным работникам.

Расходы на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте командированных работников также могут быть учтены в качестве командировочных расходов, если коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрено возмещение указанных расходов.

Способ оформления уплаты страховых взносов (на основании отдельного страхового полиса, являющегося приложением к билету, включением сумм взносов в стоимость проездного документа) принципиального значения не имеет. Вместе с тем налоговые органы могут не согласиться с таким способом учета расходов на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль .

Второе. Расходы, понесенные работником в связи с проездом на личном автомобиле к месту командировки и обратно (которые включают в себя расходы на ГСМ) и компенсируемые ему, для целей налога на прибыль могут быть учтены только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (Письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Третье. Суточные, выплачиваемые работнику, направленному в длительную командировку (более полугода).

Мнение 1: в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы работников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке (Письма Минфина РФ от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304, УФНС России по г. Москве от 30.09.2010 № 16-15/102339@).

Мнение 2: срок нахождения в командировке определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) и максимальным пределом не ограничен. Следовательно, независимо от длительности нахождения в командировке, работодатель вправе учесть в расходах по налогу на прибыль в части выплат суточных всю сумму, установленную в локальном акте организации (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.09.2015 № Ф05-12177/2015 № А40-167292/2014).

Четвертое. Затраты на проживание командированного сотрудника в месте командирования в арендованной квартире, но расходы документально не подтверждены. Однако, имеется судебная практика, которая в качестве альтернативы разрешает учесть в расходах сумму 700 руб. (по России) или 2 500 руб. (по зарубежным командировкам) (Постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 11.12.2009 № 05АП-5540/2009 по делу № А59-2701/2009; ФАС Северо-Западного округа от 09.02.2007 по делу № А26-5126/2006-28, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.06.2008 по делу № А05-4612/2007).

Пятое. Расходы по оплате стоимости билетов к месту командирования и обратно, если даты поездки не совпадают со сроком командировки. Имеются положительные для налогоплательщика разъяснения контролирующих органов и судебная практика (Письма Минфина России от 11.08.2014 № 03-03-10/39800, от 30.07.2014 № 03-04-06/37503; Постановление ФАС Уральского округа от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2), однако налоговые органы вправе высказать претензию и запросить пояснения. В данной ситуации многое будет зависеть от причины и количества дней несоответствия.

Шестое. Организация для выполнения работ привлекла сотрудника контрагента, возместила ему затраты по проезду и иные командировочные затраты. Согласно разъяснению Минфина России (Письмо от 24.09.2015 № 03-03-06/1/54684) возмещение командировочных затрат физлицам, не являющимся работниками компании, не учитываются в расходах по налогу на прибыль в силу того, что поездка стороннего специалиста командировкой не считается.

Зарегистрируйтесь на курс «Налог на прибыль для бухгалтеров». Вы научитесь вести учет доходов без ошибок, отражать расходы и определять налоговую базу по налогу на прибыль. А также рассчитывать и уплачивать авансовые платежи и налог, сдавать отчетность, создавать идеальную учётную политику.