Списание трудовых книжек

Акт на списание трудовых книжек

Трудовая книжка — обязательный документ работника. Ее должен заполнять работодатель и хранить у себя в особом порядке, поскольку трудовая (как и вкладыш в нее) относится к бланкам строгой отчетности. Если кадровик заполнил ее с ошибками или она повредилась в результате стихийных бедствий, то бланк подлежит уничтожению, при этом составляется акт списания трудовых книжек. Особенности его формирования рассмотрим в статье.

По каким причинам могут списать трудовые книжки

Все, что касается ведения трудовой книжки, описано в следующих законодательных документах:

  • Правилах ведения трудовых книжек, утвержденных Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
  • Инструкции по заполнению трудовых книжек, содержащийся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.

Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю. Когда человек трудоустраивается впервые, такой документ заводит сам работодатель.

Списать трудовую книжку кадровик бывает вынужден в таких случаях:

  1. Порча бланка по вине кадровика. Например, при заполнении работник допустил ошибку и сразу ее обнаружил. Тогда он должен уничтожить испорченный бланк, составив при этом соответствующий акт.
  2. Порча в результате аварий и стихийных бедствий, таких как наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.

Подобные ситуации возникают нечасто, но тем не менее необходимо знать, что делать в таких случаях, как правильно списать трудовую книжку и составить акт.

Порядок списания

Итак, если трудовые книжки требуется списать и уничтожить, то для этого должна создаваться специальная комиссия. Она необходима для подтверждения того, что книжки действительно нужно списать. Состав этой комиссии законодательно не закреплен, поэтому руководство организации вправе самостоятельно выбирать сотрудников. Как правило, это кадровый работник, бухгалтер, сам руководитель.

Члены комиссии должны осуществить инвентаризацию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, подтвердить правомерность уничтожения, присутствовать при процедуре ликвидации документов и подписать акт списания трудовых книжек.

Как составить акт на списание трудовых книжек

Документ составляется в произвольной форме, однако должен содержать в себе ряд обязательных реквизитов.

Акт составляют на бумаге формата А4. Можно написать его от руки (если в компании не разработан специальный бланк), но для лучшей читаемости прибегают к печатному способу.

Структура документа такова:

  1. В правом верхнем углу пишется слово «Утверждаю» и указываются данные о руководителе (должность, ФИО) и наименование компании.
  2. Затем пишут название документа: акт о списании и уничтожении бланков трудовых книжек.
  3. Указывают город, где проходила процедура, и дату подписания акта.

  • Затем начинается текст. Здесь перечисляют должности, ФИО членов комиссии.
  • Далее указывают период, в который были испорчены бланки трудовых, номера и общее количество этих бланков. Обязательно пишут причины, по которым эти документы были испорчены.
  • Указывают, что описанные бланки были уничтожены, например, путем сожжения или измельчения с помощью шредера.
  • Затем члены комиссии ставят свои подписи с расшифровками.

    К сведению! Не запрещается использовать в тексте таблицу, в которой можно указать данные по каждой трудовой: серию, номер, причины порчи бланка.

    Как уничтожают документы

    Испорченные бумаги измельчают с помощью шредера — специального аппарата или сжигают. Если документов, которые необходимо уничтожить, мало, то можно воспользоваться ножницами и разрезать бумаги на мелкие кусочки. В случаях большого количества документов можно прибегнуть к услугам организаций, которые занимаются архивным хранением и уничтожением подобных документов.

    Как исправить ошибку в акте

    Если при написании акта была допущена и замечена ошибка, то ее нужно исправить так:

    • зачеркнуть ошибку аккуратно;
    • сверху надписать верный вариант;
    • рядом поставить отметку «Исправленному верить»;
    • расписываются члены комиссии.

    В случае допущения большого количества неточностей и ошибок формируется новый документ, а старый уничтожается.

    ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ И БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

    Согласно п. 44 Правил работодатель обязан иметь определенное количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее с тем, чтобы в случае необходимости обеспечить ими своих работников. Бланки трудовых книжек и вкладыши в них являются бланками строгой отчетности и подлежат учету. Практический опыт показывает, что порядок выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей в них работникам вызывает много спорных вопросов как в бюджетном, так и в налоговом учете. В данной статье автор высказывает свою позицию о порядке отражения в бюджетном учете операций по получению и выдаче указанных бланков.

    Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках”.

    Трудовые книжки являются защищенной полиграфической продукцией. Приказом Минфина России N 117н утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, а также Порядок обеспечения ими работодателей. Согласно данному Порядку обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (распространителями), при условии их соответствия требованиям, установленным объединением “Гознак” Минфина России. Обеспечение работодателей этими документами на платной основе осуществляется на основании договора, заключенного с названным объединением или с распространителями.

    Приказ Минфина России от 22.12.2003 N 117н “О трудовых книжках”.

    Документальный учет

    С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в них в организациях ведутся:

    – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них;

    – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Формы приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них приведены в Приложениях NN 2 и 3 к Постановлению Минтруда России N 69 .

    Постановление Минтруда России N 69 от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.

    В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которую ведет бухгалтерия организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которую ведет кадровая служба или другое подразделение организации, оформляющее прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием их серии и номера, выданные вновь поступившим работникам, не имеющим трудового стажа. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил).

    В соответствии с п. 42 Правил бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется в произвольной форме. Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). Аналитический учет по счету ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в Книге по учету бланков строгой отчетности.

    Бухгалтерский учет

    Трудовые книжки и вкладыши в них приобретаются работодателем, в том числе и учреждениями здравоохранения, по рыночной цене. При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель взимает с него плату в размере расходов на их приобретение (п. 47 разд. 8 Правил).

    Обратите внимание: в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченных бланков возмещается работодателем.

    Порядок учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них регламентирован п. 236 Инструкции N 25н , согласно которому учет находящихся на хранении и выдаваемых в подотчет бланков трудовых книжек и вкладышей в них ведется на забалансовом счете 03 “Бланки строгой отчетности”. При этом их учетная цена, выраженная в условной оценке, должна быть равна 1 руб. за бланк.

    Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н “Об утверждении Инструкции по бюджетному учету”.

    Учет бланков трудовых книжек и вкладышей в них зависит от того, расценивает учреждение взимание платы при выдаче названных бланков работнику как реализацию или оно считает данную операцию возмещением работниками затрат, понесенных им (работодателем) на приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Рассмотрим эти точки зрения подробнее.

    Взимание с работника платы

    при выдаче ему бланка трудовых книжек

    и вкладышей в них – реализация

    В 2005 г., когда бюджетные учреждения только переходили на работу по новому Плану счетов и недостаточно четко был прописан в бюджетном учете порядок отражения отдельных хозяйственных операций, в том числе по приобретению и выдаче бланков трудовых книжек и вкладышей в них, Федеральное казначейство выпустило Письмо от 18.05.2005 N 42-2.2-06/63 (далее – Письмо N 42-2.2-06/63), в котором предложило бухгалтерские записи, отражающие приобретение и выдачу названных бланков строгой отчетности. Рассмотрим на примере порядок отражения операций по выдаче трудовой книжки и вкладыша в нее, который предлагается в указанном Письме, с учетом изменений, произошедших в результате принятия Инструкции N 25н.

    Пример 1. Комитетом по здравоохранению в марте 2006 г. была выдана трудовая книжка новому сотруднику, который ранее нигде не работал и не имел трудовой книжки. Стоимость трудовой книжки – 122 руб. Лицевой счет бюджетного учреждения обслуживается в территориальном органе Федерального казначейства.

    В учете операции по выдаче трудовой книжки будут отражены следующим образом.

    По какому КОГСУ приобретать трудовые книжки и вкладыши и как отразить эти расходы?

    О.Я. Решетова,
    автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

    ВОПРОС

    По какому КОСГУ приобрести трудовые книжки и вкладыши. Можно ли их сразу списать и передать в отдел кадров или надо поставить на забаланс 03?

    ОТВЕТ

    Расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей следует отражать по КВР 244 “Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд” в увязке с подстатьей КОСГУ 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».

    Трудовые книжки и вкладыши к ним – это бланки строгой отчетности (п. 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Соответственно, учитывайте трудовые книжки на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в разрезе лиц, ответственных за их хранение, выдачу, мест хранения. Бланки трудовых книжек за балансом учитывайте в условной оценке: 1 руб. за один бланк. Возможен вариант – вести учет по стоимости приобретения, если это закрепили в учетной политике.

    Списать бланк трудовой книжки можно в день, когда выдали ее сотруднику. Датой выдачи следует считать день, когда трудовая книжка заводится работнику на основании ч. 4 ст. 65 ТК РФ. При этом в бухучете сделайте запись (на основании акта по ф. 0504816).

    ОБОСНОВАНИЕ

    Расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей следует отражать по КВР 244 “Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд” в увязке с подстатьей КОСГУ 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» ( пункт 51.2.4.4 Порядка применения КБК № 132н *, пункт 11.4.8 Порядка применения КОСГУ № 209н **).

    В бухгалтерском учете бюджетного учреждения движение трудовой книжки отразите следующим образом.

    Отражение расходов по приобретению бланков трудовых книжек

    Забалансовый счет 03

    Приняты на забалансовый учет бланки трудовых книжек

    Погашение задолженности перед поставщиком

    Забалансовый счет 18

    ***Применяется соответствующий код КОСГУ

    Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к бланкам строгой отчетности (п. 42 Правил N 225, п. 337 Инструкции N 157н). Для учета таких бланков предназначен забалансовый счет 03. На нем учет ведется в условной оценке (один бланк – 1 руб.) либо, если это установлено учреждением в рамках учетной политики, по стоимости приобретения бланков (п. 337 Инструкции N 157н).

    Поступление бланков строгой отчетности отразите на забалансовом счете 03 по стоимости, которую утвердили при формировании учетной политики учреждения. Возможны два варианта ( п. 337 Инструкции N 157н ):

    • в условной оценке (один бланк, один рубль);
    • по стоимости приобретения.

    Учет бланков строгой отчетности на забалансовом счете 03 одинаков для учреждений всех типов.

    Записи по счету отражайте по простой системе – без применения метода двойной записи ( п. 332 Инструкции N 157н ):

    Акт на списание неиспользованных бланков трудовых книжек образец 2018

    Трудовая книжка — обязательный документ работника. Ее должен заполнять работодатель и хранить у себя в особом порядке, поскольку трудовая как и вкладыш в нее относится к бланкам строгой отчетности. Если кадровик заполнил ее с ошибками или она повредилась в результате стихийных бедствий, то бланк подлежит уничтожению, при этом составляется акт списания трудовых книжек. Особенности его формирования рассмотрим в статье. Открыть и скачать онлайн. Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю.

    ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Акт на списание бланков строгой отчетности (БСО) ИП

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

    Акт о списании бланков строгой отчетности – образец

    Образец акта на списание трудовых книжек. Этот документ подтверждает стаж работы и трудовую деятельность каждого работника. Рассматриваемый документ равно как и вкладыш в трудовую книжку признается бланком строгой отчетности БСО , который нуждается в особом порядке хранения и учета. Но нужно учитывать, что трудовую книжку заполняют люди, а не роботы. Поэтому в практике деятельности работников кадровых подразделений зачастую возникают ситуации, когда они ошибаются при заполнении бланков трудовой книжки.

    Испорченный бланк подлежит обязательному уничтожению с составлением акта на списание трудовых книжек. Порядок такого уничтожения рассмотрим в данной статье. Скачать образец акта на списание трудовых книжек. Он понадобится, когда один из разделов трудовой книжки будет полностью заполнен, притом что имеется необходимость внесения новой записи.

    Обязанность ведения этого документа возложена на юридические лица и индивидуальных предпринимателей. При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю.

    Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении. Ситуации, в которых трудовые книжки или вкладыши в трудовую книжку подлежат списанию, на практике возникают нечасто, но все же возникают. Трудовым законодательством Российской Федерации четкие правила списания таких документов не предусмотрены. Однако эту процедуру работодателю все же следует выполнить правильно, чтобы не иметь возможных неблагоприятных последствий.

    Рассмотрим ее подробно. Однако обстоятельства, приведшие к списанию и необходимости уничтожения указанных бланков строгой отчетности, могут быть различными. Наряду с ошибкой специалиста при заполнении бланка это могут быть пожар, прорыв труб водоснабжения и прочее.

    Статус рассматриваемых бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку обязывает создавать для их уничтожения специальную комиссию, которая подтвердит правомерность списания бланков и факт их уничтожения. Законодательство не предусматривает конкретного перечня должностных лиц, участвующих при подобном списании, следовательно, организация или предприниматель вправе назначить участников такой комиссии самостоятельно, основываясь либо на собственных локальных актах, либо при их отсутствии на приказе руководителя или иного уполномоченного должностного лица.

    Указанная комиссия проводит инвентаризацию бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, подлежащих уничтожению, а также присутствует при самой процедуре уничтожения. Факт списания и уничтожения подтверждается заполнением и подписанием участниками комиссии акта на списание трудовых книжек в произвольной форме. Процедура уничтожения испорченных бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, как правило, осуществляется с применением специальной техники.

    Однако правила, обязывающего работодателя применять именно специализированную технику, не существует. Следовательно, бланк может быть уничтожен различными способами:. Соблюдение процедуры списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку включает в себя не только мероприятия по их фактическому уничтожению, но и обязательное отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете организации.

    Рассматривая порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете, прежде всего отмечаем, что законом он четко не урегулирован. При принятии на учет рассматриваемых бланков строгой отчетности соответствующие операции можно учесть проводками:. Используется для индексации зарплаты.

    Используется для регулирования зарплаты. Используется для расчёта отдельных показателей. Задавать вопросы и отвечать на них могут только зарегистрированные пользователи.

    Авторизуйтесь или Зарегистрируйтесь. Пробный доступ дается один раз в полгода и привязывается к номеру телефона. Журнал и сервисы для бухгалтеров. Подписаться на журнал. Получить демодоступ к журналу. Связаться с нами. Форум для бухгалтера:. Подписывайтесь на наш канал в Я ндекс. Срочных дел для бухгалтера нет. Конструктор учетной политики — Формы отчетности: какие применять по налогам и взносам.

    Производственный календарь на год. Новый бухгалтерский семинар от Издательства. Всё о личных налогах и вычетах. Фиксированные взносы ИП – Cроки сдачи отчетности в году. Cроки уплаты налогов в году. Налоговые изменения — главное за 5 минут. В ПДД прописали, когда и сколько должен отдыхать водитель.

    Что нужно сделать с 20 по 24 января. Опубликован план неналоговых проверок на год. Работник не принес авансовый отчет: налоговые последствия. Трудовые отношения с гендиректором — единственным учредителем: как оформить.

    Успеть до нового года — главное за 5 минут. Калькулятор отпускных в году. Калькулятор пеней по налогам и страховым взносам. Оформить подписку Оформить подписку на журнал Заказать книги издательства Подписаться на новостную рассылку. Сообщить свое мнение О чем хотите прочитать в журнале Нашли ошибку в журнале? Пожаловаться Нашли ошибку на этой странице? Опросы издательства. Получить подарки Конкурсы издательства.

    Предложить сотрудничество Реклама в журнале “Главная книга” Опубликовать свою статью в журнале Партнеры. Зарегистрировано в Роскомнадзоре Технические вопросы: support glavkniga. Нашли ошибку на сайте? Отправьте описание найденной ошибки, и мы оперативно исправим её. Ваш e-mail. Мы постараемся исправить найденную вами ошибку в ближайшее время. Если вы уже подписаны на журнал, авторизуйтесь или активируйте код доступа с карты подписчика.

    Если хотите оформить подписку, заполните заявку. Пожалуйста, введите корректный электронный адрес. Извините, неверный email или пароль. Невозможно завершить сессию, открытую на первом устройстве. Запомнить логин. Восстановить пароль. Подписаться на новостную рассылку. Пользователь с таким логином и паролем уже вошел на сайт. Осуществить новый вход?

    Задавать вопросы и отвечать на них могут только зарегистрированные пользователи Авторизуйтесь или Зарегистрируйтесь. Получите доступ и продолжите чтение. Подтверждение пробного доступа. СМС с кодом отправлено на ваш номер телефона.

    Пробный доступ получен! На ваш email отправлено письмо. Для активации доступа, перейдите по ссылке из письма. Прислать новый код. Журнал и сервисы для бухгалтеров Подписаться на журнал Получить демодоступ к журналу Задать вопрос специалисту Связаться с нами.

    Войти на сайт Ввести код доступа. Подписаться на журнал Получить демодоступ к журналу Задать вопрос специалисту. Консультации Новости Форумы Формы Калькуляторы. Статьи Справочники Семинары Календари Тесты.

    Акт на списание трудовых книжек

    Образец акта на списание трудовых книжек. Этот документ подтверждает стаж работы и трудовую деятельность каждого работника. Рассматриваемый документ равно как и вкладыш в трудовую книжку признается бланком строгой отчетности БСО , который нуждается в особом порядке хранения и учета. Но нужно учитывать, что трудовую книжку заполняют люди, а не роботы. Поэтому в практике деятельности работников кадровых подразделений зачастую возникают ситуации, когда они ошибаются при заполнении бланков трудовой книжки.

    Авторитетные эксперты постоянно публикуют актуальные материалы по темам: бухгалтерский учет, налогообложение, НДС, НДФЛ, страховые взносы, кадровое делопроизвоство, начисление отпускных и больничных, компенсации за неиспользованный отпуск, тарифная сетка, прием и увольнение работников, регистрация юридических лиц и их ликвидация, упрощенка УСН , вмененка ЕНВД , заработная плата и сотням других. Детально рассматриваются вопросы налоговой отчетности, как для организаций и предпринимателей на общей системе налогообложения, так и для применяющих специальные режимы налогообложения. На портале можно скачать многочисленные документы: кодексы и законы РФ, письма и приказы минфина, письма и приказы минэкономразвития, постановления Правительства РФ, касающиеся предпринимательской деятельности, бухгалтерского учета и налогообложения. Сайт www.

    Как безопасно списать и неиспользуемые бланки БСО

    Акт приема-передачи трудовых книжек. Приказ о хранении трудовых книжек: образец. Ознакомление работника с записями в трудовой книжке. Запись в трудовой книжке при ликвидации организации. Унифицированная форма Т Бланки и вкладыши трудовых книжек учитываются в организациях с особой строгостью. Уничтожить и списать испорченные бланки просто так нельзя — предварительно необходимо составить акт на списание трудовых книжек.

    Использование и списание бланков строгой отчетности

    Вы уже зарегистрированы? Пожалуйста, авторизируйтесь, заполнив поля ниже. Или пройдите регистрацию. Забыли пароль? Запомнить данные.

    Какие правовые акты регулируют процедуру списания бланков строгой отчетности? Нужно ли сразу списывать испорченные бланки строгой отчетности? Алгоритм составления акта списания бланков строгой отчетности по форме

    Выдача трудовой книжки в 1С Бухгалтерия

    Добрый день,какими документами в программе 1С (8,3) отразить выдачу трудовой книжки при увольнении сотрудника и начисление НДС?

    Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

    Все комментарии (8)

    Трудовая книжка оформляется при приеме на работу (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
    Материал по теме
    НДС, выдача трудовой книжки
    .

    Еще раз добрый день. Расход в виде стоимости приобретенного бланка признается на дату приобретения и списан по счету 91.2, а доход возникает- на дату появления у работника обязательства по оплате использованного бланка (п. п. 11, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, п. п. 7, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н).
    Бланки трудовых книжек и их стоимость до момента оформления работнику отражается на забалансовом счете учета бланков строгой отчетности. Документ реализации не проводит, так как отсутствует количество (даже выбирая счет расхода 006). Когда проводим передачу бланка через «Операцию,введенную вручную, а НДС через документ «Отражение начисления НДС», при экспресс проверке указывает на ошибку — несоответствие данных бухгалтерского учета и регистра «НДС продажи» где исправить это несоответствие?

    Консультации даются по 1С Бухгалтерия 3.0.
    В программе 1С реализация трудовых книжек отражается следующим образом:
    1. Поступление трудовых книжек. Документ Поступление (акт, накладная). Счет учета 10.06.
    Д 10.06 К 60.01
    Д 19.03 К 60.01
    Д 68.02 К 19.03
    2. Оплата за трудовые книжки. Документ Списание с расчетного счета — Оплата поставщику.
    Д 60.01 К 51
    3. Учет трудовых книжек на забалансовом счете Д 006. Документ Операция, введенная вручную.
    Д 006
    4. Реализация трудовой книжки сотруднику. Документ Реализация (акт, накладная). НДС начисляется на сумму реализации. Счет доходов 91.01, Счет расходов 91.02, Счет НДС 91.02, Счет расчетов 73.03. Вместо 73.03 можно использовать счет 76.09, но тогда понадобится еще одна корректировка (Д 73.03 К 76.09).
    Д 73.03 К 91.01
    Д 91.02 К 68.02
    Д 91.02 К 10.06
    5. На основании документа Реализация (акт, накладная) создать документ Счет-фактуру выданный.
    6. Списание трудовой книжки с забалансового счете К 006. Документ Операция, введенная вручную.
    К 006
    7. Создать вид удержания, например, Удержание за трудовые книжки.
    8. При расчете зарплаты в документе Начисление заработной платы на вкладке Удержание добавить созданное удержание. Удержание будет отражено в расчетном листке.
    9. Удержание стоимости трудовой книжки из зарплаты сотрудника. Документ Операция, введенная вручную.
    Д 70 К 73.03

    Добрый день, я бы хотела все таки вести учет согласно правилам БУ и НУ, и учитывать расходы на приобретение бланков трудовых книжек на дату их оприходования, а не учитывать их до увольнения сотрудника на сч. 10. Хотелось бы устранить несоответствие (в ситуации описанной ранее) на которое указывается при экспресс проверке -ошибку «…несоответствие данных бухгалтерского учета и регистра «НДС продажи»» Как исправить это расхождение или так и будет выходить как ошибка при каждой экспресс проверке?

    Алгоритм отражения трудовых книжек в 1С изложен выше.
    Чтобы исправить ошибку в Экспресс-проверке, надо сторнировать данные и отразить их по алгоритму.
    На дату приобретения и до момента оформления трудовой книжки сотруднику это Д 10.
    До увольнения сотрудника ждать не надо. В затраты стоимость трудовой книжки списывается в момент ее оформления т.е. приема на работу.

    Если по датам алгоритм разложить, то будет так:
    Дата приобретения трудовой книжки
    1. Поступление трудовых книжек. Документ Поступление (акт, накладная). Счет учета 10.06.
    Д 10.06 К 60.01
    Д 19.03 К 60.01
    Д 68.02 К 19.03
    2. Оплата за трудовые книжки. Документ Списание с расчетного счета — Оплата поставщику.
    Д 60.01 К 51
    3. Учет трудовых книжек на забалансовом счете Д 006. Документ Операция, введенная вручную.
    Д 006
    Дата оформления трудовой книжки в день приема на работу
    4. Реализация трудовой книжки сотруднику. Документ Реализация (акт, накладная). НДС начисляется на сумму реализации. Счет доходов 91.01, Счет расходов 91.02, Счет НДС 91.02, Счет расчетов 73.03. Вместо 73.03 можно использовать счет 76.09, но тогда понадобится еще одна корректировка (Д 73.03 К 76.09).
    Д 73.03 К 91.01
    Д 91.02 К 68.02
    Д 91.02 К 10.06
    5. На основании документа Реализация (акт, накладная) создать документ Счет-фактуру выданный.
    6. Списание трудовой книжки с забалансового счете К 006. Документ Операция, введенная вручную.
    К 006
    Дата начисления заработной платы в месяце, в котором трудовая книжка оформлена
    7. Создать вид удержания, например, Удержание за трудовые книжки.
    8. При расчете зарплаты в документе Начисление заработной платы на вкладке Удержание добавить созданное удержание. Удержание будет отражено в расчетном листке.
    9. Удержание стоимости трудовой книжки из зарплаты сотрудника. Документ Операция, введенная вручную.
    Д 70 К 73.03

    Для налога на прибыль и в целях БУ — выдача трудовой книжки приравнивается к реализации. Т.е. только начислением НДС не обойтись. А чтобы «реализацию» МПЗ провести нужно иметь остатки на балансе.
    Поэтому или по алгоритму, который обсудили выше. Он логичный, корректный и безопасный с точки зрения НУ. Полноценно реализован в 1С.
    Или заводите в справочник Номенклатура услугу, например, Оформление трудовой книжки.
    И оформляйте, как реализацию, но пропишите сразу для этой номенклатуры счета учета 91.01 для доходов и 91.02 для стоимости и НДС, чтобы в ручном режиме каждый раз не подставлять.

    Бухгалтерский учет трудовых книжек

    Хозяйственные операции по приобретению и списанию формуляров трудовых книжек и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.

    Порядок бухгалтерского учета этих бланков в настоящее время законодательно не установлен. В разные годы Минфин многократно выпускал разъяснения по данному вопросу, которые противоречили действующим нормативным актам, друг другу и больше дезориентировали налогоплательщиков, чем реально помогали правильно вести учет.

    В результате на сегодняшний день применяется 2 варианта учета бланков трудовых книжек:

    • в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
    • в качестве расходов работодателя.

    Способ учета формуляров организация определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике.

    Трудовая книжка – актив организации

    1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41

    Такой порядок учета Минфин рассматривает в письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818.

    Следует отметить, что большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников категорически не согласны, поскольку:

    • товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
    • реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
    • работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.

    2) Как материалы с использованием счета 10

    В данном случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более корректным.

    Поскольку затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).

    Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (письмо ФНС от 26.09.2007 № 07-05-06/242) и также учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.

    Обратите внимание: компании, применяющие УСН, не смогут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, поскольку такие затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

    При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, рекомендуется включить в состав внереализационных доходов, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков.

    Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной первичной документации.

    Примечание:

    В настоящее время имеются постановления ВАС с положительными решениями в пользу налогоплательщиков (ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, 02.03.2007 № А56-44214/2006), подтверждающие следующую позицию: выдавая работникам бланки труд. книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а выполняет обязательства, наложенные законодательными актами. Следовательно, такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.

    Приобретенные формуляры трудовых и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.

    Обратите внимание: списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи нужно считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.

    Отражение в бухгалтерском учете и в ПП 1С «Бухгалтерия государственного учреждения 8» ред.1 операций по учету и возмещению стоимости трудовых книжек.

    Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 17.07.2009), далее ТК РФ, Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

    Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

    Работодатель обязан оформить трудовую книжку при заключении трудового договора с работником впервые или в случае ее отсутствия у лица, поступающего на работу (в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине), вести трудовую книжку в течение всего срока действия трудового договора, а при прекращении трудового договора – выдать ее работнику (ст. 65, 66, 84.1 ТК РФ).

    Согласно пункту 47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 Правил.

    Согласно пункту 42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

    По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

    Согласно пункту 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) бланки трудовой книжки и вкладыша в нее являются документами строгой отчетности.

    Согласно Указаниям по применению бюджетной классификации Российской Федерации (Приказ Минфина России от 25.12.2008 № 145н) расходы бюджетов бюджетной системы Российской Федерации по оплате договоров на изготовление и (или) приобретение бланочной продукции, в том числе: бланков строгой отчетности, относятся на подстатью 226 “Прочие работы, услуги” классификации операций сектора государственного управления.

    Согласно пункту 263 Инструкции по бюджетному учету (утверждена приказом Минфина от 30.12.2008 г. №148н) учет трудовых книжек (вкладышей к ним), так же, как и других бланков строгой отчетности, ведется на забалансовом счете 03 “Бланки строгой отчетности”.

    Бланки строгой отчетности принимаются к учету в условной оценке 1 рубль за 1 бланк. Списание израсходованных, а также испорченных бланков строгой отчетности производится по Акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

    Аналитический учет по счету ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в Книге по учету бланков строгой отчетности (ф. 0504045).

    Поступление трудовых книжек (и других бланков строгой отчетности) отражается по дебету счета 03, выбытие – по кредиту счета 03.

    Рассмотрим на примере отражение в учете данных бухгалтерских операций.

    Государственное бюджетное учреждение (получатель субсидии на выполнение государственного задания) приобретает для сотрудников трудовые книжки. Сотрудники службы управления персоналом выдают принятым на работу сотрудникам трудовые книжки (при их отсутствии). Возмещение стоимости трудовых книжек осуществляется сотрудниками, путем внесения в кассу учреждения наличных денежных средств.

    Как отразить в ПП «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» эти операции представим в таблице:

    Акт на списание трудовых книжек

    trudovaya.jpg

    Похожие публикации

    Бланки и вкладыши трудовых книжек учитываются в организациях с особой строгостью. Уничтожить и списать испорченные бланки просто так нельзя – предварительно необходимо составить акт на списание трудовых книжек. Такое требование установлено в п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225.

    В каких случаях можно списать трудовые книжки?

    Акт на списание трудовых книжек составляют в таких случаях:

    • если с годами бланки трудовых книжек потеряли должный вид;
    • при неаккуратном заполнении новых книжек сотрудниками отдела кадров;
    • вследствие порчи документов под воздействием сырости в помещении;
    • вследствие порчи в результате неаккуратного обращения;
    • при порче вследствие природных катастроф (наводнений, землетрясений и пр.);
    • при порче от техногенных катастроф и аварийных ситуаций.

    Как происходит списание?

    Для уничтожения бланков строгой отчетности руководство организации должно создать специальную комиссию. Основная задача комиссии – подтверждение правомерности списания трудовых книжек и факта их уничтожения. Состав комиссии не утвержден на законодательном уровне, поэтому руководитель компании имеет право самостоятельно определять ее участников. Это могут быть бухгалтеры, юристы или иные специалисты.

    Члены комиссии проводят инвентаризацию бланков, подлежащих уничтожению, а затем присутствуют при самой процедуре уничтожения. Проведенная процедура подтверждается заполнением и подписанием всеми членами комиссии акта на уничтожение и акта на списание трудовых книжек, образец которого можно найти далее.

    К акту в качестве доказательств можно приложить подлинные номера трудовых книжек, вырезанные из списанных бланков.

    Акт списания трудовых книжек

    Форма данного акта не утверждена действующим законодательством, поэтому чаще всего его составляют в произвольной форме. Акт печатают на листах формата А4 в двух экземплярах. При отсутствии бланков можно написать его от руки. В документе необходимо указать такую информацию:

    • название организации;
    • название самого документа;
    • дату составления;
    • количество списанных трудовых книжек, их серии и номера, а также причины списания каждой из них;
    • состав комиссии;
    • подпись каждого участника комиссии.

    Документ в обязательном порядке заверяют печатью организации. Он должен храниться не менее 5 лет.

    Проводки по списанию трудовых книжек

    Проведенная процедура должна быть отражена в бухгалтерском учете. Для этого составляют проводки по списанию трудовых книжек. Для учета бланков строгой отчетности используется забалансовый счет 006. На нем отображается различное имущество, которое временно находится в организации (к примеру, на хранении или на правах аренды). Метод двойной записи на данном счете отсутствует.

    Рассмотрим основные проводки по списанию трудовых книжек:

    • Дт 10 Кт 60 – организация оприходовала бланки приобретенных трудовых книжек;
    • Дт 19 Кт 60 – отражен НДС;
    • Дт 68 Кт 19 – налог принят к вычету;
    • Дт 006 – трудовые книжки приняты к забалансовому учету;
    • Кт 006 – списание документов с забалансового счета после их уничтожения.

    Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек?

    • Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?
    • В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?
    • Доводы в пользу того, что трудовая книжка не товар
    • Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах?
    • Какие журналы учета трудкнижек должны использоваться?
    • Технические нюансы: как прошить журнал учета трудовых книжек
    • Применение пломбы и сургучной печати
    • Нарушения в учете трудовых книжек: ответственность
    • Итоги

    Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?

    Работодатель, нанявший человека, не имеющего трудовой книжки, обязан оформить ее в течение недели после того, как тот приступит к работе (ст. 65 ТК РФ, п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225, далее — Правила).

    Обратите внимание! С 2021 года заводить бумажную трудовую книжку для работника, который впервые устаивается на работу, не нужно. На такого работника оформляйте только электронную версию документа. На сотрудника, впервые устроившегося в течение 2020 года, заводите электронную и, по его желанию, бумажную трудовую книжку. Подробности см. здесь.

    Впоследствии работодатель вправе запросить у увольняющегося работника компенсацию за трудкнижку (п. 47 Правил) и удержать ее на основании его заявления. Но работник вместе с тем не обязан на данную компенсацию соглашаться. И если он откажется, то работодатель все равно должен будет выдать ему трудкнижку (определение ВС РФ от 06.09.2007 № КАС07-416).

    Приобретение работодателем бланков трудовых книжек, как и любая другая хозяйственная операция, подлежит отражению в бухгалтерском учете. Списание трудовых книжек также подлежит учету. Таким образом, ведение бухгалтерского учета трудовых книжек— обязательная процедура для организаций. Если же работодатель — ИП, он будет вести учет трудкнижек только в части соблюдения требований по их заполнению и хранению.

    Узнать больше о специфике ведения и хранения трудкнижек вы можете в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

    В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?

    Вопрос этот законодательно не урегулирован и остается до сих пор спорным. На наш взгляд, верен следующий подход:

    • Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п. 42 Правил).
    • С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).

    Вместе с тем финансовое ведомство (письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818) этот вопрос рассматривает так:

    • трудкнижки следует принимать к учету с выделением НДС (то есть как ТМЦ);
    • при взимании компенсации возникает внереализационный доход, а при неосуществлении компенсации — безвозмездная реализация.

    Иначе говоря, в рамках предложенной Минфином схемы предполагается ведение учета трудкнижек с применением счета 41.

    В то же время в более ранних разъяснениях, например в письме от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Минфин приводит совершенно иные тезисы — о том, что:

    • трудовые книжки закупаются работодателем не в целях реализации сотрудникам;
    • предоставление трудкнижки работнику — не услуга.

    Электронные трудовые книжки, обязательные к применению с 2020 года, помогут избежать данных вопросов. Подробности см. в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

    С учетом противоречивых позиций чиновников предприятию необходимо оценить самостоятельно все возможные риски и выбрать оптимальную схему учета, которую необходимо закрепить в учетной политике. Однако наше мнение: трудовая книжка не является товаром, и сейчас мы расскажем почему.

    Доводы в пользу того, что трудовая книжка не товар

    Трудкнижку не следует считать товаром, поскольку:

    • Товар — это имущество, которое реализуется или же подлежит реализации, то есть передаче от одного лица другому на возмездной основе (п. 3 ст. 38 НК РФ, п. 1 ст. 39 НК РФ). Передача товара на возмездной основе закрепляется договором (ст. 423 ГК РФ). Договор (или сделка) предполагает волеизъявление 2 и более сторон (ст. 154 ГК РФ, п. 50 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25). В то же время передача трудкнижки от работодателя к работнику происходит не в силу их волеизъявления, а в силу предписаний ТК РФ и Правил. Фактически закон обязует их осуществить правоотношение в виде передачи трудкнижки, в то время как граждане и юрлица свободны в заключении договоров (п. 1 ст. 421 ГК РФ).
    • Согласно пп. 3–4 Порядка, утвержденного приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н, единственным «легальным» продавцом книжек является ГОЗНАК (или уполномоченные организации). Иные лица их реализовать не вправе (апелляционное определение Брянского облсуда от 07.05.2013 по делу № 33 1206/ 2013).
    • Компания, взимающая с сотрудника плату за трудкнижку, получает сумму, не большую и не меньшую, чем она потратила, то есть фактически возмещает собственные затраты на ее приобретение. Реализацией такие операции не признаются (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 02.03.07 № А56-44214/2006).

    Есть и еще один нюанс: взимание компенсации предусмотрено только Правилами, в то время как ТК РФ — более высокий по правовой иерархии законодательный акт — о ней не упоминает и не ставит перед работодателем такой обязанности.

    Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах?

    Факт приобретения трудкнижки в рамках схемы, которую мы предлагаем, отражается в бухрегистрах проводкой Дт 76 Кт 51 (в сумме, соответствующей закупочной цене бланков).

    Далее книжки до внесения в них первой записи ставятся на забалансовый учет как БСО — проводкой Дт 006.

    При оформлении экземпляра трудовой книжки на работника в регистрах отражается факт списания бланка — Кт 006. Одновременно отражается задолженность работника перед работодателем: Дт 73 Кт 76 (в сумме, которая соответствует закупочной цене бланка).

    При компенсировании стоимости книжки работником фиксируется удержание суммы из его зарплаты: Дт 70 Кт 73 (или Дт 50 Кт 73, если компенсация прошла через кассу).

    Если сотрудник отказался компенсировать стоимость трудкнижки (а у него, как мы уже знаем, есть на это право), в регистрах отражается возникновение прочего расхода: Дт 91 Кт 73.

    Узнать больше об особенностях учета БСО в «1С» вы можете в статье «Порядок ведения учета БСО в “1С:Бухгалтерия” (нюансы)».

    Какие журналы учета трудкнижек должны использоваться?

    В соответствии с п. 40 Правил работодатель должен вести журналы. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 утверждена форма журналов:

    • Учета чистых бланков и вкладышей — то есть приходно-расходной книги, в которой указываются сведения о поставщиках БСО. За ее ведение, как правило, отвечает бухгалтерия.

    • Учета заполненных трудовых книжек и вкладышей. Ведение этого документа обычно в компетенции кадровой службы.

    Оба указанных журнала должны быть (п. 41 Правил):

    • пронумерованы;
    • прошнурованы (то есть прошиты);
    • заверены подписью директора;
    • скреплены с помощью сургучной печати или пломбы.

    Формы обоих документов введены вышеупомянутым постановлением 69.

    Срок хранения журналов (приказ Росархива России от 20.12.2019 № 236):

    • учета бланков в архиве организации — 5 лет;
    • учета трудкнижек и вкладышей — 75 лет.

    При этом прошивка и опломбирование указанных документов имеет ряд нюансов.

    Технические нюансы: как прошить журнал учета трудовых книжек

    Технология прошивки журналов учета трудкнижек нигде законодательно не закреплена. Для решения этого вопроса предлагаем вам воспользоваться рекомендациями Минфина, отраженными в письме от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 и касающимися правил подготовки копий документов, истребуемых ФНС при налоговых проверках.

    Итак, Минфин советует:

    • осуществлять сшивание прочной нитью 2–4 проколами при выводе нити на оборотную сторону документа;
    • скреплять сшиваемый документ подписями ответственных лиц с указанием их Ф. И. О.;
    • указывать сведения о количестве листов, дате подписания журнала;
    • сшивать документ так, чтобы любая его страница могла быть легко прочитана или отксерокопирована.

    Однако это еще не все — необходимо выполнить законодательно установленное правило по опечатыванию или опломбированию журналов.

    Применение пломбы и сургучной печати

    Если для работодателя предпочтительнее пломба, то она должна быть изготовлена с помощью специального устройства, порядок применения которого регламентируется ГОСТ 31282-2004.

    Такое устройство должно:

    • иметь признаки идентификации;
    • защищать журнал от несанкционированных изменений в его структуре;
    • обеспечивать защиту пломбы от намеренного нарушения ее целостности.

    В числе самых удобных пломб, которые предусмотрены указанным ГОСТ, — пленочные. В их структуре есть участки, на которых можно фиксировать дату опломбирования документа.

    Работодателю также следует издать локальный НПА, регламентирующий:

    • порядок применения пломбирующих устройств;
    • порядок учета пломб (например, в отдельном журнале);
    • действия работников при обнаружении нарушения целостности пломб.

    Что же касается применения сургучной печати, то оно может выглядеть менее предпочтительным в сравнении с пломбами, поскольку:

    • сургуч может рассыпаться со временем (в то время как рассматриваемые журналы имеют длительный срок хранения);
    • сургуч перед применением нужно разогревать с помощью потенциально огнеопасных устройств, и их использование в офисе работодателя может быть нежелательным.

    Но если опечатывание сургучом все же выбрано, на уровне локального же НПА следует закрепить:

    • формат печати (ее содержание);
    • порядок применения печати сотрудниками;
    • перечни документов, которые заверяются такой печатью.

    Нарушения в учете трудовых книжек: ответственность

    Нарушения в учете трудовых книжек, которые приводят к несвоевременному снабжению сотрудников трудкнижками, могут быть поводом для применения к работодателю следующих санкций, предусмотренных п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

    • штрафа в 1 000–5 000 рублей для работодателей в статусе ИП и должностных лиц;
    • штрафа в 30 000–50 000 рублей для работодателей в статусе юрлиц.

    Нарушение порядка бухучета трудкнижек может привести к штрафу в размере 5000–10 000 рублей, налагаемому на должностное лицо (п. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).

    В обоих случаях повторные нарушения приводят к существенному ужесточению санкций.

    В случае если трудкнижки будут утеряны из архива предприятия при личном попустительстве работодателя, то к руководителю фирмы могут быть применены санкции, предусмотренные ст. 325 УК РФ: штраф в размере до 200 000 рублей, исправительные работы, лишение свободы.

    Узнать больше о порядке несения предприятием ответственности за нарушения в порядке учета и хранения трудкнижек вы можете в статье «Какова ответственность за неприменение или утерю БСО?».

    Итоги

    Бухгалтерский учет трудовых книжек— обязательная процедура для организаций. Выбор счетов для его ведения — вопрос очень спорный и неоднозначно трактуемый чиновниками. Мы предлагаем применять схему, при которой трудкнижки принимаются к учету в качестве БСО.

    Узнать больше об особенностях учета трудовых книжек вы можете в статьях: